Вопросы к Юристу

Как прописать в приказе присвоение номеров входиящей и исходящей корреспонденции

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

  • порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу,
  • дата документа (регистрации),
  • краткое содержание,
  • подразделение, подготовившее документ,
  • исполнитель,
  • срок исполнения,
  • отметка об исполнении (ход исполнения),
  • номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д. Каждый вид документа (приказы, распоряжения, договоры, докладные записки) регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е.

Регистрация входящих документов

Система используемых при формировании номеров индексов также должна быть разработана и утверждена в инструкции по делопроизводству. Для сокращения времени регистрации очень часто используется печать входящих документов — специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения.

Образец такого штампа представлен ниже.

Обработка входящей корреспонденции

При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ. При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В этом случае в локальном нормативном акте должно быть четко прописано, какие виды документов компании должны регистрироваться в службе ДОУ и в структурных подразделениях и в каких регистрационно-учетных формах.


На поступающих (входящих) документах, подлежащих регистрации, на первом листе документа проставляется штамп — отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер. Канцелярия ООО «Ромашка» 20 г. № При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа.
Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу. При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Исходящие документы Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов. Регистрация входящих документов Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе:

  • дата получения,
  • входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем,
  • автор (корреспондент) — т.е.

Некоторые секреты входящих документов

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется. Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

После того, как документ получил свой уникальный регистрационный номер, информация о нем вносится в специальный Журнал регистрации входящих документов. Как правило, в этом журнале необходимо будет заполнить следующие поля:

  • порядковый номер записи,
  • присвоенный регистрационный входящий номер документа,
  • дата регистрации,
  • исходящий номер документа, присвоенный отправителем,
  • отправитель,
  • заготовок и краткое содержание документа,
  • отметка о наличии приложений,
  • адресат (генеральный директор, его замы и пр.),
  • исполнитель — сотрудник, которому документ передан на исполнение,
  • ссылка на электронную копию письма,
  • примечание.

После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям.

Делопроизводство от а до я. работа с входящей корреспонденцией

После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  • письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения,
  • все рекламные письма,
  • поздравительные письма и телеграммы,
  • приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций,
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы),
  • пакеты с пометой «лично»,
  • копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов,
  • информационные материалы и т.д..

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
В том случае когда письмо, особенно если его адресатом является юридическое лицо, оформлено неправильно, то есть не имеет обязательных к заполнению реквизитов, оно не может рассматриваться как юридически значимый документ. Например, если оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.


Обратите внимание: Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью. Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе. Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой.

Как присваивают номер входящей корреспонденции

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению), — утверждения (для документов, подлежащих утверждению), — заседания или принятия решения (для протоколов), — события (для актов). Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г. На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Журнал регистрации входящих писем: как вести нумерацию и обнулить ее с нового года

Чтобы избежать двойной регистрации одного и того же письма (например, сначала его прислали по факсу, а затем оригинал с курьером), отслеживайте исходящий номер отправителя. Этот реквизит вы можете добавить в форму регистрации входящей корреспонденции.

Рекомендуем материалы по теме: В небольших организациях, как правило, всей корреспонденцией – исходящей и входящей – занимается один человек, обычно секретарь или офис-менеджер. В крупных же компаниях с множеством подразделений поток документации может быть очень большим и разнородным, поэтому зачастую каждое подразделение имеет свой журнал регистрации почты с собственной нумерацией – такая система регистрации называется децентрализованной. Рекомендуем материалы по теме: Формат нумерации входящих писем не регламентирован, и каждая организация может использовать на свое усмотрение цифровые и буквенные обозначения – коды подразделений, номенклатуры дел и т.д.

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Еще один плюс такого журнала заключается в том, что при отсутствии на месте делопроизводителя, другим сотрудникам будет проще найти сведения о документе, нежели искать эту информацию в чужом компьютере. В электронном журнале в формате doc, docx, xls.

Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации. Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных.

Нумерация исходящих писем и приказов

В секретариате хранятся документы, прошедшие регистрацию ( журнал исходящих).

В некоторых случаях возможно текущее хранение документов подразделения(в копиях), если они затрагивают стратегические вопросы организации.

Т.е. у Вас хранятся документы за подписью генерального директора или замов. Все документы подразделений, особенно касаемые переписки по договору/контракту, находятся в подразделении.

Если компания небольшая, то хранение всей документации осуществляется секретарем. Тогда необходмио разделить исходящие документы либо по компаниям-адресатам-клиентам, либо вести сплошную регистрацию.

Если информация исходит вовне, она должна быть зарегистрирована, т.е.

иметь дату создания и индивидуальный номер.

Делопроизводство от А до Я.

Работа с входящей корреспонденцией

Автор (корреспондент) документаПри регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица — автора документа.

Если таковой отсутствует, то в графе указывается «б/н» (без номера).

5. Дата поступленияПереносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационном штампе).

6. Регистрационный (входящий) номер документаРегистрационный номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в РКФ из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).

Регистрация документов в вопросах и ответах

Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку.

Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.

Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.

  1. кадровые приказы,
  2. внутренние служебные записки,
  3. протоколы планерок (оперативок) и т.п.
  4. поступающую корреспонденцию (входящие документы),
  5. исходящие документы,
  6. Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
  7. протоколы совета директоров,
  8. приказы по основной деятельности,
  9. распоряжения,
  1. Регистрация ведется в пределах календарного года.

Как правильно зарегистрировать входящий документ?

В отдельных случаях помимо даты также ставится и время поступления документа (часы и минуты). ООО «Лотос» Вх. № 348 «23» июля 2011 г.

или ООО «Лотос» «23» июля 2011 г. вх. № 348/05-03 Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа.

С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа.

Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др., Общ.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

Инновационный метод регистрации корреспонденции – система электронного документооборота (СЭД) используется предпочтительно крупными компаниями, имеющими дело с большим объемом бумаг.

Смотрите видео: Присвоение специальных званий в полиции РФ. Приказ МВД России от N 50. Юрист ОНЛАЙН СПб. (none 2020).