Вопросы к Юристу

Аренда автомобиля в командировке: вопросы учета и налогообложения расходов

Однако и в таких случаях основным документом для направления в служебную командировку с точки зрения законодательства является приказ. Конкретная форма приказа законом не утверждена. При этом предприятия предпочитают использовать унифицированные формы приказа № Т9 (о направлении работника в командировку) либо № Т9а (о направлении группы работников в командировку), утв.

постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, хотя с 01.01.2013 использование форм первичных учетных документов и не является обязательным. В любом случае в приказе необходимо указать следующую информацию: наименование организации, дату составления и номер распорядительного документа, данные сотрудника, наименование его должности, данные о месте, куда направляется работник для выполнения задания, длительность командировки (даты отъезда и прибытия)

Компенсация расходов в командировке на такси и на личном транспорте

Даже если сотрудник выехал в 23.55 в воскресенье, этот день должен быть оплачен работодателем. Подробности — в этой Оплата расходов, понесенных при использовании собственного транспорта, возможна лишь при представлении сотрудником ряда документов:

  • авансового отчета,
  • служебной записки, отражающей конкретные сроки нахождения сотрудника в командировке.
  • чеков, подтверждающих покупку ГСМ,
  • заполненного путевого листа,
  • копии ПТС автомобиля, который использовался в командировке,

При возникновении в ходе командировки непредвиденных обстоятельств, например – срочного ремонта автомобиля, к авансовому отчету должны быть приложены чеки о покупке необходимых запчастей или технических жидкостей (антифриза, автомасла и т.

Аренда автомобиля в командировке: вопросы учета и налогообложения расходов

То есть суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в загранкомандировке не подлежат обложению НДФЛ, так как относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.Однако следует помнить, что в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей.

Автомашину в аренду у работника для командировки как оформлять

2. Утвердить сумму ежемесячной компенсации в размере 3000 руб. (согласно расчету, приведенному в приложении 1 к настоящему приказу).

Основание: пункт 9 Трудового договора от 1 ноября 2011 г. № 20. Генеральный директор А.В. Львов 4. Формы: Договор аренды транспортного средства ДОГОВОР АРЕНДЫ ТРАНСПОРТНОГО СРЕДСТВА БЕЗ ЭКИПАЖА N г.

Возврат Транспортного средства осуществляется (выбрать нужное) — в месте нахождения Арендатора по адресу: .

Арендуем автомобиль в командировке

Определением ВАС РФ от 17.02.2011 № ВАС-330/11 отказано в передаче дела на пересмотр в Президиум ВАС РФ.

Если же документов, подтверждающих обоснованность использования автомобиля в командировке, нет, компенсация расходов на его аренду под действие п. 3 ст. 217 НК РФ не подпадает и подлежит обложению НДФЛ (постановление ФАС Московского округа от 13.12.2013 № Ф05-15227/2013).

В рассматриваемой ситуации документы, подтверждающие расходы на аренду автомобиля, работником представлены. Также имеются документы о необходимости несения расходов на аренду в целях выполнения служебного задания и согласие работодателя с этими расходами (служебная записка и авансовый отчет, подписанный руководителем организации).

Следовательно, возмещение данных расходов командированному работнику является компенсационной выплатой и не облагается НДФЛ на основании п.

Командированный работник арендует автомобиль: проблем не будет

В конце прошлого года финансисты поставили точку в споре о правомерности включения в налоговую базу расходов на аренду автомобиля для поездок работника в командировке.

Поэтому, если такие расходы документально подтверждены, их можно учесть при расчете налога на прибыль (ст. 252 и подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Подтверждающими документами могут быть договор аренды автомобиля, акт о его передаче/возврате, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг.

Договор аренды автомобиля у сотрудника организации — учет и налоги

Размер компенсации зависит от технических параметров транспортного средства Тип транспортного средства Предельные нормы компенсации в месяц, руб. Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.

см включительно 1200 Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб.

см 1500 Мотоциклы 600 Компенсация (в пределах установленных норм) уменьшает налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Кроме того, сумма компенсации не облагается НДФЛ и страховыми взносами.Как быть, если большую часть рабочего дня сотрудник находится в разъездах?

Аренда авто в командировке

Этот вывод вполне очевиден и согласуется с вышеприведенными нормами законодательства.

Но насколько справедливо требование об экономическом обосновании? И определяется ли такое обоснование исключительно технологическими особенностями производства?

Прежде всего отметим, что в Законе № 212-ФЗ не сказано, что для признания выплат компенсационными и не облагаемыми страховыми взносами необходимо их экономическое обоснование.

В командировку на личном авто?

Причем может быть предусмотрено, что:

  1. расходы на ГСМ компенсируются сверх суммы, определенной соглашением, по подтверждающим документам.
  2. сумма компенсации уже включает в себя расходы на ГСМ,

Но в целях налогообложения сумма компенсации учитывается лишь в пределах норм, установленных законодательно, .

Такова позиция ФНС. Так, учитываемая в расходах сумма для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя:

  1. свыше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц.
  2. до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц,

В установленных нормах уже учтены все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобиля (износ, ГСМ, материалы, ремонт).

Обратите внимание на то, что нормы установлены за месяц.

Необходимо ли удерживать НДФЛ?

Статьей 168 ТК РФ предусмотрено, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Согласно ст. 209 НК РФ объектом обложения НДФЛ признается доход, полученный налогоплательщиками от источников в РФ либо за пределами РФ.

В ст. 217 НК РФ названы виды доходов физических лиц, освобождаемые от обложения НДФЛ. Так, согласно п. 3 указанной статьи не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Кроме того, п. 3 ст. 217 НК РФ гласит, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Также ни ТК РФ, ни НК РФ не содержат ограничений в отношении видов транспортных средств, используемых работником для проезда до места назначения командирования и обратно.

Кроме того, выданные на командировку подотчетному лицу денежные средства не являются доходом физического лица. То есть суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в загранкомандировке не подлежат обложению НДФЛ, так как относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.

Однако следует помнить, что в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей. В этом случае документами, подтверждающими произведенные расходы по аренде автомобиля, будут являться в первую очередь договор аренды, а также акт о передаче (возврате) автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду, документы, подтверждающие размещение автомобиля на парковку, стоянку (при наличии).

К сведению. В доход работника, облагаемый НДФЛ, можно включить выданные под отчет денежные средства только в случае невозможности их возврата.

Следует ли начислять страховые взносы во внебюджетные фонды?

Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона N 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений.

Командировочные расходы являются подотчетными суммами, так как не признаются выплатой или иным вознаграждением в рамках трудовых отношений. Кроме того, работодатель не утрачивает возможность контролировать их расход, поскольку работник должен представить авансовый отчет.

В соответствии с ч. 2 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ при направлении работников в командировки как в пределах территории РФ, так и за пределы территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа (Письмо Минздравсоцразвития России от 11.11.2010 N 3416-19).

Если расходы по авансовому отчету командированного не подтверждены документально, то они подлежат обложению страховыми взносами в полном размере (Письмо ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).

Можно ли признать расходы по аренде автомобиля в целях исчисления налога на прибыль?

Касательно отнесения сумм возмещения организацией расходов работников по аренде автомобиля во время их нахождения в служебной командировке к расходам по налогу на прибыль сообщаем следующее.

Главой 25 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик - российская организация уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Согласно п. 2 ст. 252 НК РФ расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы.

В силу пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности:

  • на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы,
  • на наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами),
  • суточные или полевое довольствие,
  • на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов,
  • консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

То есть расходы по аренде автомобиля, произведенные работником или группой работников, находящихся в командировке, учитываются в составе расходов при условии их документального оформления и обоснования.

Какие записи необходимо сделать в бухгалтерском учете?

Бухгалтерский учет расчетов с работником, которому выданы подотчетные денежные средства, осуществляется с использованием счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета ). По дебету счета 71 отражаются выданные под отчет суммы, а по кредиту - израсходованные либо возвращенные (не возвращенные) подотчетным лицом суммы.

Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н.

Следует помнить, что дебиторская задолженность, числившаяся за работником организации, списывается только после утверждения авансового отчета.

Рассмотрим пример отражения в бухгалтерском учете организации командировочных расходов.

Налог на прибыль

Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368, п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):

  • арендную плату за автомобиль работника,
  • расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле,
  • компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).

Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховые взносы

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):

  • арендная плата за автомобиль работника,
  • компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно,
  • компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).

Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Смотрите видео: Бухгалтерский вестник ИРСОТ. Выпуск 37. Хабарова . Ответы на вопросы по налогу на прибыль (none 2020).