Вопросы к Юристу

Пример цели командировок для правильного оформления

И об этом наш второй вопрос. Этот вывод следует из статьи 166 Трудового кодекса. В ней сказано, что служебные поездки сотрудников, чья постоянная работа связана с разъездами (курьеры, сотрудники прямых продаж, сантехники, электрики, оказывающие услуги населению), или вовсе проходит в пути (водители, проводники, пилоты, машинисты, экспедиторы) не признаются командировками. Соответственно, таким сотрудникам не надо на каждую поездку оформлять командировочное удостоверение и оплачивать суточные.

Это правило работает, даже если поездка предстоит в другой город и на несколько дней (например, в случае с экспедиторами). На самом деле в Трудовом кодексе и в Положении о командировках вопрос о минимальной продолжительности командировки деликатно обойден стороной.

Лишь в пункте 2 старой, еще советской Инструкции о командировках** сказано, что командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен вернуться из командировки в тот же день, в который он был командирован.

Вас отправляют в командировку

Хорошо, если у вас есть такие документы – условия в них описаны точно не хуже, чем предлагают общие законы.

Что такое командировка? Открываем статью 166 ТК РФ и читаем: «Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Неоднозначные командировочные расходы и их учет

– (1275 руб. – 700 руб.) х 13% = 1200 руб.), и взносы платить не понадобится (далее — Закон № 212-ФЗ), .

Ирина С. Директор отправлялся в командировку на поезде, и фирма выкупила ему все места в купе. Все четыре места оформили на его имя.

Теперь налоговики настаивают, чтобы мы исключили из базы по налогу на прибыль расходы на три места. Правы ли они? Надо ли удерживать со стоимости этих трех мест НДФЛ и начислять взносы?

: Понятно, что для того, чтобы съездить в командировку, не обязательно выкупать целое купе, можно вообще поехать по плацкартному билету.

Оплачиваем командировку чужих работников

Поэтому расходы, которые организация может понести в связи с такой поездкой, нельзя учесть на основании подп.

12 п. 1 ст. 264 НК РФ. На это в очередной раз обратил внимание Минфин России в комментируемом письме.

Рассмотрим три возможных варианта оформления договорных отношений. Компания может заключить, к примеру, договор оказания услуг с другим юридическим лицом.

Если в рамках такого договора работники исполнителя направляются в командировки, которые оплачивает заказчик, то затраты можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подп.

Оформляем командировки по-новому

Основание направления работника в командировку Согласно новой редакции абз.

2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение о командировках), работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой. Тем не менее в Положении о командировках ничего не сказано о том, должно ли быть решение работодателя письменным.

В связи с этим заметим, что если раньше срок, на который работодатель отправляет работника в командировку, указывался в трех документах – служебном задании для направления в командировку, приказе о направлении в командировку и командировочном удостоверении, то теперь, после отмены командировочного удостоверения и служебного задания, единственным документом, определяющим срок командировки, является приказ о направлении работника в командировку, и он может быть только письменным.

Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов,

  • поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов,
  • открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.

    Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Служебная командировка отвечает условиям:

    1. поездка ограничена временными рамками,
    2. поручение не связано с постоянным рабочим местом,
    3. осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя,
    4. сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.

    Цель командировки работника

    Некоторые бухгалтеры негосударственных юридических образований пользуются разрешением Роструда (три письма – от 9 января 2013 г., от 14 февраля 2013 г.

    Как крупные, так и мелкие компании могут использовать к для того, чтобы улучшить качество работы своих подчиненных, перенять опыт высококвалифицированного специалиста, расширить сферу влияния своего предприятии, заручиться сотрудничеством и подписать стоящие договора и т.д. Каковые бы ни были цели, их можно разделить на общие служебные поездки и профильные. К общим относятся следующие цели и задачи, которые возлагаются для выполнения на командируемого: закупка сырья, товаров, оборудования или комплектующих, ведение переговоров для заключения договора между предприятиями – для подчиненных, работающих с клиентами, являющимися юридическими лицами, для начальников отделов и директоров компании, решение юридических и правовых спорных вопросов с привлечением специалиста – юриста компании, маркетинговые исследования на новых перспективных для предприятия территориях, завоевание рынков и иное развитие бизнеса, участие в научно-исследовательской конференции, тесно связанной с работой учреждений, организации или предприятия, когда требуется перенять навыки и умения от каких-либо специалистов другой фирмы или компании, тогда цель командировки обмен опытом.

    Документооборот по командировкам

    Они отличаются только тем, что форма Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно.

    В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.

    Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы — другое уполномоченное лицо), а подписывает — руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку. Постановлением №1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ.

    Какие готовить документы

    Очень удобно, когда в организации работает специалист, знающий, как оформить командировку. Но во времена массовых сокращений многим владельцам малых предприятий приходится самостоятельно вести учет и составлять большинство официальных бумаг.

    Частные предприниматели и работники, не окончившие бухгалтерские курсы, при необходимости интересуются, как происходит оформление командировочных.

    Не секрет, что данная процедура включает в себя несколько этапов.

    1. Руководитель компании издает приказ о командировке по форме Т9. Он содержит:

    • Ф.И.О. сотрудника,
    • его табельный номер,
    • должность,
    • подразделение компании (отдел, сектор, департамент), в котором работает служащий,
    • цели и задачи путешествия, его сроки, источники финансирования (обычно средства работодателя),
    • место назначения.

    К приказу прилагается документ – основание командировки (служебная записка или приглашение).

    До 2013 года требовалось также готовить служебное задание и командировочное удостоверение. Теперь эти формы заполнять не обязательно. Трудозатраты бухгалтеров сократились, но возникли новые вопросы: чем подтвердить факт поездки по служебной надобности и как доказать, что цель командировки достигнута?

    В связи с этим во многих организациях сотрудникам продолжают оформлять командировочное удостоверение. Это небольшой и одновременно очень информативный документ. Цель в командировочном удостоверении указывается та же, что и в приказе.

    2. Работодатель приобретает проездные билеты, бронирует номер в гостинице.

    3. Командируемый сотрудник расписывается в том, что ознакомлен с приказом, получает проездные билеты и информацию о месте проживания.

    4. Рассчитываются суточные. По законодательству они составляют:

    - 700 руб. в день – при выездах в пределах территории РФ.

    - 2500 руб. в день – при зарубежных командировках.

    Работодатель может по собственной инициативе увеличить выплаты, но в этом случае он будет обязан внести в бюджет НДФЛ, начисленный с сумм, превышающих указанные значения.

    5. Рассчитывается заработная плата сотрудника на время его пребывания вне места основной службы. Она составляет среднедневной заработок, помноженный на количество дней деловой поездки. Если время пребывания в командировке приходится частично на выходные или праздничные дни, заработная плата за эти сутки рассчитывается в двойном размере.

    6. По возвращении из поездки сотрудник заполняет авансовый отчет о произведенных расходах по форме № АО-1 и прилагает подтверждающие документы: проездные билеты, ваучер на проживание в гостинице, путевой лист, чеки на оплату ГСМ при необходимости.

    7. Подводятся итоги: достигнута ли цель командировки? Работник готовит письменный отчет или представляет документы, подтверждающие факт выполнения служебного задания.

    Что, если заявленная цель поездки не достигнута?

    Можно ли расходы по командировке в этом случае принять к учету для снижения налогооблагаемой базы? Этот вопрос до сих пор вызывает споры между бухгалтерами и представителями ФНС. Последние утверждают, что затраты по нерезультативной поездке не принимаются к налоговому учету.

    Бухгалтера и владельцы фирм, в свою очередь, выдвигают иски на предмет признания того, что командировка сотрудника носит производственный характер вне зависимости от ее результата. Нередко им удается отстоять свою точку зрения в суде.

    В частности, очень распространен пример цели командировок - «Подписать контракт с заказчиком». Есть вероятность, что сделка не состоится. Налоговики считают в этом случае необоснованным отнесение затрат по командировке к расходам для снижения прибыли. Однако руководителям предприятий не раз удавалось доказать, что в ходе переговоров установились крепкие деловые связи с потенциальными заказчиками, которые могут привести к заключению контракта в будущем. Суд признавал право налогоплательщика принять командировочные расходы к налоговому учету.

    «Универсальные» формулировки для служебных заданий

    В настоящее время опытные аудиторы рекомендуют: если есть сомнения в том, что цель поездки будет достигнута, лучше обозначить ее в приказе общими фразами. При постановке задач разрешено использовать свободные формулировки. Приведем примеры целей командировок, не обязывающих сотрудника подтверждать документально факт выполнения задания:

    «Иванов И. И направляется в г. Н-ск для:

    • решения производственных вопросов,
    • переговоров о возможном сотрудничестве,
    • установления деловых контактов,
    • исследования рынка на предмет возможности приобретения товара».

    Командированный работник не выполнил обозначенное в приказе задание

    Если была поставлена конкретная цель, и она не достигнута, допустимо истребовать от сотрудника объяснительную записку, содержащую информацию о том:

    • почему не удалось выполнить служебное задание,
    • каков результат поездки,
    • чем состоявшееся «путешествие» экономически выгодно для фирмы.

    При наличии письма от служащего налоговые органы, как правило, признают правомерным принятие командировочных расходов к налоговому учету.

    Какие условия необходимо соблюсти при назначении служебного задания?

    К сожалению, в нормативных документах не указаны в качестве образца правильные примеры целей командировок. Задачи, которые сотрудник должен решить за время поездки, работодатель определяет самостоятельно. Однако при составлении приказа важно учесть некоторые моменты:

    1. Для того чтобы командировочные расходы можно было принять к налоговому учету, производственная необходимость перемещения сотрудника в другой город или страну должна быть очевидной. Так, например, затраты, связанные с поездкой на корпоративное торжество или церемонию вручения награды, нельзя включить в расходы для снижения прибыли.
    2. Цели и задачи командировки должны соответствовать должностным обязанностям работника.
    3. Срок и маршрут «путешествия» не могут противоречить его причине. Например, если сотрудника отправили в служебную поездку с целью участия в выставке, он обязан отбыть в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.

    Командировка руководящих кадров

    Первые лица компаний и их заместители выезжают в другие города и страны, как правило, для:

    • проведения ключевых переговоров с партнерами,
    • участия в официальных мероприятиях,
    • установления контактов с потенциальными заказчиками.

    Командировка руководителя оформляется чаще всего не приказом по форме T9, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в г.______________ с целью…». В распоряжении, как и в приказе, необходимо указать Ф.И.О. и должность сотрудника, место назначения, цель и задачи командировки.

    Приведем примеры служебных заданий, которые первое лицо компании может назначить себе или своим заместителям:

    • проведение переговоров с ООО «Комплект»,
    • демонстрация образцов продукции ООО «Стандарт»,
    • участие в выставке «Электроматериалы России» г. Москва 27 сентября 2016 г.,
    • проведение презентации для участников встречи «Космотехника» 20 июля 2016 г.,
    • участие в семинаре «Как пережить финансовый кризис» 21 августа 2016 г., проводимом ООО Учебный центр «Консультация» в г. Москве,
    • выступление с лекцией перед студентами и аспирантами Московского государственного университета на тему «Государственная поддержка отечественного производителя»,
    • обмен опытом с участниками конференции «Бизнес легко и с удовольствием», проводимой с 10 по 15 октября 2016 г.,
    • повышение профессионального уровня,
    • ознакомление с новыми технологиями.

    Командировка директора и его заместителей может быть также связана с проверкой качества работы филиалов компании. Приведем примеры:

    • подведение итогов финансово-хозяйственной деятельности дочернего предприятия ООО «Наша фирма» за 1-е полугодие 2016 г.,
    • участие в ревизии финансово-торговых операций филиала ООО «Предприятие» в г. Н-ске,
    • проведение анализа качества работы и аттестации персонала дополнительного офиса № 0233 в г. А-ске с 02 по 10 сентября 2016 г.

    При необходимости цель командировки может быть разделена на несколько более узких задач. Они обычно не указываются в приказе, но отражаются во внутренних документах компании.

    Так, например, к цели «проведение переговоров с ООО «Перспектива» о возможном сотрудничестве» могут быть выставлены такие задачи:

    1. Знакомство и личная встреча с генеральным директором ООО «Перспектива»: демонстрация рекламных материалов, образцов продукции, обсуждение условий поставки.

    • установить контакт с руководителем ООО «Перспектива»,
    • довести до него информацию о конкурентных преимуществах продукции ООО «Наша компания» и выгодах сотрудничества,
    • договориться о заключении контракта на поставку первой партии товара.

    2. Участие в совещании с отделом закупок ООО «Предприятие», обсуждение условий контракта.

    • Добиться права на поставку товара на условиях 100% предоплаты, при условии предоставления ООО «Перспектива» оптовой скидки в размере не более 20% от цены, указанной в прайс-листе (1 вариант),
    • Договориться о поставке товара в объеме одной тонны сырья в месяц, без скидки, с рассрочкой платежа на срок не более 3-х недель (2 вариант).

    По возвращении из поездки директор подводит итоги, достигнута ли цель командировки.

    Деловые поездки менеджеров по продажам

    Как оформить командировку сотрудника, ответственного за обслуживание клиентов и сбыт продукции? Перед менеджерами по продажам обычно ставятся четкие цели, выраженные в количественных показателях. От того, насколько качественно и результативно работник выполняет бизнес-план, зависят его заработки и перспективы карьерного роста.

    Если сотруднику, ответственному за работу с клиентами, не удается выполнить главную задачу деловой поездки (совершить продажу), работодатель все равно желает получить максимум информации о потенциальном заказчике, перспективах сотрудничества с ним, а также о причинах, по которым не удалось заключить сделку.

    Кроме того, руководителю компании, нацеленной на расширение клиентской базы, важно понимать, с кем из фирм-конкурентов сотрудничает потенциальный заказчик и на каких условиях заключены договора.

    Поэтому когда менеджер по продажам отправляется в командировку, перед ним ставят многоуровневую цель, включающую в себя задачи, касающиеся не только переговоров с заказчиком, но и сбору рыночной информации.

    Основное служебное задание может звучать следующим образом:

    • проведение переговоров и установление первичного контакта с ООО «Будущий клиент»,
    • заключение договора на поставку материалов для компании АО «Заказчик»,
    • расширение клиентской базы, изучение возможностей рынка г. Н-ска,
    • участие в выставке «Стройматериалы сегодня» 01 августа 2016 г.,
    • обмен опытом с менеджерами по продажам Западного филиала компании, участие в корпоративной конференции «Прибыльные сделки»,
    • обучение новых сотрудников отдела сбыта Западного филиала,
    • организация и проведение семинара «Успешная работа».

    «Заключение контракта на поставку товара» - наиболее популярная цель командировок сотрудников, ответственных за работу с клиентами. Она может быть раскрыта в задачах:

    • встреча с представителем отдела закупок ООО «Будущий заказчик», выявление и анализ потребностей,
    • визит на предприятия-конкуренты ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2» качестве «тайного покупателя»: получение прайс-листов, сбор информации об условиях сотрудничества с заказчиками, составление отчета для отдела маркетинга, выявление сильных сторон ООО «Соперник 1» и АО «Соперник 2»,
    • переговоры с начальником отдела закупок ООО «Будущий клиент», демонстрация образцов продукции, согласование условий контракта,
    • встреча с генеральным директором ООО «Будущий клиент», подписание контракта.

    По возвращении из поездки менеджер по продажам обязан представить отчет о выполнении каждой задачи и полученных результатах. К нему прилагаются протоколы проведенных переговоров, анализ потребностей потенциального клиента, материалы для маркетинговых исследований, копии коммерческих предложений, подписанный контракт (при наличии).

    Аналогичным образом могут быть сформулированы цели командировки для начальника клиентского подразделения или директора департамента продаж.

    Перед руководящим составом могут быть поставлены и такие задачи:

    • проведение внутрифирменного аудита сделок по реализации,
    • контроль за работой филиала компании,
    • участие в собрании Комитета по улучшению качества обслуживания клиентов,
    • предоставление отчета о продажах перед членами совета директоров на ежегодном собрании.

    Командировки с целью приобретения материалов

    Директора предприятий, а также сотрудники подразделений, занятых закупками, часто отправляются в командировки для того, чтобы приобретать товары для нужд предприятия.

    В этом случае в приказе можно указать любой пример цели командировок из следующих:

    • проведение переговоров с ООО «Возможный поставщик 1» и ООО «Возможный поставщик 2», обсуждение условий сотрудничества,
    • установление деловых контактов с ООО «Завод», изучение процесса производства и образцов продукции,
    • заключение контрактов на приобретение сырья и комплектующих с ООО «Материал» и АО «Детали»,
    • согласование условий договора с поставщиком ООО «Производитель».

    Поездки работников, занятых на производстве

    Часто «путешествовать» приходится инженерам по установке и монтажу оборудования, строителям, рабочим. Для данных специалистов актуален любой пример задачи командировки из указанных:

    • монтаж и первичное тестирование производственного оборудования «Линия-1» в цехах компании АО «Заказчик»,
    • установка, наладка и запуск в работу оборудования «Конвейер-100»,
    • гарантийное обслуживание станка «А-2»,
    • регламентные работы на производственной линии АО «Заказчик»,
    • внеплановый ремонт, исправление поломки станка,
    • профилактика оборудования.

    Деловые поездки водителей

    «Работникам руля» часто приходится выезжать в другие города, с целью перевозки грузов, документов, доставки специалистов к местам работы.

    Командировка сотрудника данной категории обычно связана с выполнением таких заданий:

    • доставка коммерческого директора ООО «Стандарт» к месту ведения переговоров с ООО «Клиент»,
    • получение материалов на складе поставщика, доставка груза на территорию ООО «Наша фирма»,
    • ремонт автомобиля, приобретение запчастей,
    • техническая диагностика автомобиля в сертифицированном автосервисе.

    Каких именно?

    Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

    1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска - ежегодные или по состоянию здоровья.
    2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
    3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
    4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
    5. Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
    6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
    7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
    8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

    Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

    Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

    Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

    1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
    2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
    3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

    К таким лицам относятся:

    • Мамы детей младше 3 лет.
    • Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
    • Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
    • Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

    Работники, не принадлежащие к этим категориям, за невыполнение приказа отправиться в командировку подлежат дисциплинарной ответственности. В отдельных случаях можно даже уволить сотрудника, отказавшегося поехать в другой город по делам фирмы.

    В каких документах пишут цель командировки?

    До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:

    1. Приказом.
    2. Служебным заданием.
    3. Командировочным удостоверением.
    4. Отчетом.

    В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.

    Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, путевые листы, чеки на оплату ГСМ, отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.

    Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.

    Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.

    Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

    Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

    Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

    • проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»,
    • проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.,
    • демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»,
    • презентация товаров для компании АО «Хороший клиент».

    Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

    • обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»,
    • согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

    Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:

    «Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

    • Изучение целевого рынка.
    • Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
    • Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

    Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

    • проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»,
    • заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»,
    • приобретение оборудования «Станок»,
    • исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

    Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

    • обучение персонала,
    • участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия),
    • повышение профессионального уровня,
    • освоение новых технологий,
    • проверка качества работы подразделения.

    Менеджер по продажам

    В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.

    Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:

    • увеличение объемов реализации в регионе,
    • изучение рынка сбыта,
    • переговоры с потенциальными клиентами.

    «Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:

    • нанести визиты действующим клиентам, согласно графику посещений,
    • посетить потенциальных заказчиков в соответствии с планом встреч,
    • собрать информацию по новому рынку для отдела маркетинга,
    • посетить торговые точки конкурентов, провести сравнительный анализ.

    Инженеры, производственный персонал

    Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

    Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

    • установка, наладка оборудования,
    • обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией,
    • проверка, тестирование работы станков,
    • гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.,
    • регламентные работы, профилактика оборудования.

    Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

    • обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

    Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

    Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами, принять участие в собрании.

    Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:

    • проведение внутреннего аудита, проверка правильности отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций филиала.

    Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:

    • посещение для приемки дел.

    Работники сельскохозяйственной отрасли

    Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты. Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.

    В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:

    • закупка удобрений,
    • получение разрешающей документации,
    • представление инвестиционного проекта на специализированной выставке,
    • участие в конференции фермеров, обмен опытом,
    • приобретение спецтехники,
    • реализация продукции на городской ярмарке,
    • доставка партии товаров заводу АО "Заказчик".

    Еще одна категория работников, занятие которой связано с частыми поездками, – это водители. В их обязанности входит транспортировка сотрудников компании, товаров, ценностей, документов.

    От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:

    • доставка товаров в компанию ООО «Наш клиент» (адрес),
    • перевозка коммерческого директора,
    • доставка ТМЦ, получение накладных.

    Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:

    • приобретение запчастей для ремонта автомобиля,
    • плановая диагностика автомашины,
    • доставка оригиналов документации по сделке.

    Научный сотрудник

    Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.

    Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:

    • Сбор информации для научной работы по теме (название).

    • Изучение оригиналов документации.

    Выкуп всего купе для проезда одного

    Руководитель организации ездил в командировку на поезде и выкупил все купе. Можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость лишних билетов? И облагается ли она НДФЛ и страховыми взносами?

    : В вашем случае важно экономически обосновать расходы на выкуп дополнительных мест в купе для руководителя. Это можно сделать, например, следующим образом. Закрепите в локальном нормативном акте компании (например, в положении о командировочных расходах), что:

    • для проезда сотрудников к месту командировки и обратно могут приобретаться билеты в вагонах различного уровня комфортности,
    • при направлении в командировку руководства организации для него могут выкупаться купе целиком. Обоснованием могут служить:

    — необходимость работы в поезде и создание для этого определенных условий,

    — обеспечение безопасности и сохранности перевозимых документов,

    — создание условий для полноценного отдыха и сна ввиду напряженной работы в командировке.

    РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

    Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть различные размеры возмещения командировочных расходов для работников, занимающих разные должности.

    • можно учесть в «прибыльных» расходах. Ведь организация сама определяет порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками своих работнико в ст. 168 ТК РФ, пп. 11, 24 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 . То есть нигде не установлены пределы по суммам расходов на проезд. Да и Минтруд разъяснял, что организация не обязана оплачивать всем работникам организации командировочные расходы в одинаковом размер е Письмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291 (п. 3) . Кстати, и НДС со стоимости всех четырех билетов вы сможете принять к вычет у п. 7 ст. 171 НК РФ ,
    • не облагается НДФЛ и страховыми взносами, так как цена всех мест в купе будет относиться к расходам директора на проез д п. 3 ст. 217 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ .

    Работник упаковал багаж: считаем расходы

    Можно ли при расчете налога на прибыль учесть затраты на упаковку багажа командированного работника в аэропорту стрейч-пленкой? И облагается ли возмещение таких расходов НДФЛ и страховыми взносами?

    : Включить эту сумму в состав расходов по налогу на прибыль компания может, если руководитель утвердил авансовый отчет сотрудника и есть документы, подтверждающие оплату услуг и Письмо Минфина от 10.09.2015 № 03-03-06/2/52238 .

    А вот чтобы решить, облагается ли компенсация таких расходов работнику НДФЛ и страховыми взносами, нужно определиться, в чьих интересах (сотрудника или работодателя) сделана эта операция. Если багаж упакован с целью сохранности имущества работодателя и обязанность упаковки багажа предусмотрена локальным нормативным актом организации, то сумма компенсации не образует дохода работника. И не нужно удерживать НДФЛ и начислять страховые взнос ы Постановление ФАС ЗСО от 29.07.2013 № А27-19460/2012 .

    Если же командированный сотрудник оплатил упаковку личного багажа, безопаснее включить эту сумму в базу для начисления НДФЛ и взносов. Ведь она может быть признана экономической выгодой (доходом) работника. Правда, иногда судьи приходили к противоположному выводу: затраты на упаковку личного багажа относятся к командировочным расходам и не включаются в базу по страховым взноса м Постановления ФАС ДВО от 16.06.2014 № Ф03-1879/2014 , ФАС ЗСО от 16.01.2014 № А27-6171/2013 .

    Штраф за возврат билета — в расходы

    Может ли компания в налоговом учете принять расходы по выставленному штрафу перевозчика за возврат билета?

    : Признанные должником штрафы за нарушение договорных обязательств учитываются в составе внереализационных расходо в подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ .

    Поэтому штраф за возврат билета может учитываться при расчете базы по налогу на прибыл ь Письма Минфина от 29.11.2011 № 03-03-06/1/786 , от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616 .

    Завтрак в гостиничном чеке

    Работник вернулся из командировки и представил счет за проживание в гостинице, где отдельной строкой выделен завтрак. Отчитываясь за командировку, сотрудник указывает в авансовом отчете всю сумму расходов за проживание в гостинице, включая завтрак. Компания компенсирует эту сумму в полном размере. Облагать ли стоимость завтрака НДФЛ? И можно ли учесть ее в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль?

    : По мнению проверяющих, оплата питания работника в командировке (в рассматриваемой ситуации — оплата завтрака) облагается НДФЛ. Ведь она не упомянута в числе необлагаемых выплат в связи с командировкой в п. 3 ст. 217 НК РФ и не является оплатой проживани я Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 (п. 1), УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271 .

    Также стоимость завтрака нельзя учитывать при налогообложении прибыли, поскольку расходы на питание возмещаются за счет суточных. Этот вывод косвенно подтверждается разъяснением Минфина по аналогичной ситуации: если стоимость питания выделена в билете отдельной строкой, учесть ее в расходах при расчете налога на прибыль нельз я Письмо Минфина от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976 .

    Слип может подтвердить расход

    Является ли слип оправдательным документом для командировочных расходов?

    : В Положении ЦБ указано, что документ по операциям с использованием платежной карты (слип) является основанием для расчетов по указанным операциям и служит подтверждением их совершени я п. 3.1 Положения ЦБ от 24.12.2004 № 266-П .

    То есть сам по себе слип (без приложенного к нему кассового чека) — это полноценный документ, подтверждающий операцию и связанные с ней расходы.

    У командированного украден аванс

    Сотруднику был выдан аванс на поездку в размере 85 000 руб. Во время поездки 80 000 руб. украли из сумки, 5000 руб. остались в кармане. Сотрудник составил заявление в отделе полиции о краже 80 000, взял один экземпляр для компании и талон о регистрации заявления. На следующий день сотруднику перечислили 80 000 руб. То есть общая сумма аванса, выданная этому сотруднику, составила 165 000 руб. По возвращении из командировки он принес заявление с просьбой не удерживать с него украденные средства. Руководство решило пойти ему навстречу. Как отразить в бухучете украденные 80 000 руб. и нужно ли начислять НДФЛ с этой суммы?

    Некоторые вопросы по учету командировочных расходов даже опытного бухгалтера могут поставить в тупик

    : Поскольку руководство компании приняло решение не удерживать с подотчетника украденные 80 000 руб., то после утверждения авансового отчета сотрудника (к которому в числе прочих документов приложены заявление в полицию о краже денег и талон о регистрации этого заявления) вы можете списать эту сумму с работника. В бухучете это отражается так: Дт счета 94 – Кт счета 71 — 80 000 руб. — списана с работника украденная у него подотчетная сумма.

    А вот списать эту сумму на убытки (сделать проводку Дт счета 91-2 – Кт счета 94) вы не сможете до тех пор, пока у вас не будет документа, подтверждающего, что либо виновные в краже денег лица не установлены, либо они есть, но суд отказал во взыскании убытков с них подп. «б» п. 28 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н . Это может быть, например, постановление о приостановлении производства по уголовному делу в связи с отсутствием лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого. Его копию сотрудник должен принести в организацию.

    При расчете налога на прибыль учесть украденные у работника деньги вы также не сможете, пока не получите из полиции документ, подтверждающий факт отсутствия виновных в краже лиц подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письма Минфина от 29.05.2015 № 03-03-06/1/31130 , от 20.04.2015 № 03-03-06/1/22369 .

    А вот появляется ли у работника доход в виде украденных денег и нужно ли начислять с него НДФЛ, нам рассказал специалист Минфина.

    ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

    “ Доходом физлиц признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Кодекс а ст. 41 НК РФ . При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.

    Учитывая, что кража не относится к каким-либо чрезвычайным обстоятельствам, налогообложение указанной выплаты (80 000 руб.), по моему мнению, производится на общих основаниях. То есть с нее необходимо исчислить НДФЛ. А удержать налог нужно за счет любого выплачиваемого ему денежного доход а п. 4 ст. 226 НК РФ ” .

    Нечем подтвердить проживание — нет и расхода

    Как учесть расходы в командировке без подтверждающих документов на проживание (жили в частном секторе)?

    : Если при отсутствии каких-либо документов, подтверждающих оплату жилья, работодатель принял решение возместить работнику затраты, то учесть эти расходы для целей налогообложения прибыли не получится. Даже если обязанность возмещать такие затраты и нормы возмещения установлены трудовыми или коллективными договорами.

    Ведь одно из основных требований к расходам — наличие их документального подтверждения — в этом случае не выполняетс я п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина от 28.04.2010 № 03-03-06/4/51 .

    Сумма такого возмещения не облагается НДФЛ в пределах 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ п. 3 ст. 217 НК РФ . А вот страховые взносы вам придется начислить на всю сумму возмещени я ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , Письмо Минтруда от 03.07.2015 № 17-3/В-326 .

    Оплата билетов с карты постороннего

    Можно ли принять в расходы стоимость билетов отправленного в командировку сотрудника, оплаченных банковской картой третьего лица, не являющегося работником организации?

    : Минфин разрешает учитывать в «прибыльных» расходах стоимость проезда, оплаченного банковской картой третьего лица, а не командированного сотрудника. Но только при условии, что работник документально подтвердит, что в итоге он возместил третьему лицу эти расходы. А для этого нужны такие документ ы Письма Минфина от 14.01.2014 № 03-03-10/438 , от 11.10.2012 № 03-03-07/46 :

    • авансовый отчет,
    • билеты, по которым ездил в командировку сотрудник,
    • расписка третьего лица, в которой указано, что работник возместил ему стоимость оплаченных банковской картой билетов. Заметим, что если билеты оплатил супруг (супруга) командированного работника, то расписка о возврате денег не нужна. Ведь деньги являются совместной собственностью супруго в п. 1 ст. 34 СК РФ . Так что в этом случае будет достаточно приложить копию свидетельства о заключении брака.

    За время командировки нужно платить средний заработок, а не оклад

    Можно ли оплачивать время работника в командировке по его стандартному окладу — даже если сумма получится меньше, чем при расчете среднего заработка? Если да, то каким положением это можно закрепить?

    : Нет, так делать запрещено. Дни командировки должны быть оплачены исходя из среднего заработк а ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 . Выплатив ему меньше, вы нарушите права работник а статьи 8, 9 ТК РФ , и трудинспекция при проверке может оштрафовать организацию на 30 000— 50 000 руб., а ее руководителя и работодателя-предпринимателя — на 1000— 5000 руб. ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ

    Командировочные при смешанной оплате труда

    Как рассчитать средний заработок для командировок сотрудника с почасовой оплатой, который работает еще и на «удаленке»? Стоимость 1 часа при работе на «удаленке» в 4 раза дешевле 1 часа работы в офисе, и обычное сложение заработка и деление его на количество часов приводят к заниженной стоимости часа.

    : Работодатель физически не может проверить, сколько времени работник потратил в течение рабочего дня на выполнение служебного задания в командировке. Принимающая сторона может вести такой учет, но не обязана, поскольку не является работодателем. Поэтому работнику за отработанные дни в командировке выплачивается средний заработок, а не фактическая зарплат а ст. 167 ТК РФ .

    Расчет среднего заработка для всех случаев его исчисления, кроме случаев его исчисления для работников с суммированным учетом рабочего времени (почасовая оплата не означает, что у сотрудников суммированный учет рабочего времени), производится на основе среднего дневного заработк а п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 . Поэтому для оплаты времени командировки вам нужно зарплату работника за расчетный период разделить на количество дней, отработанных им за расчетный перио д п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922 , а затем умножить на количество рабочих дней, приходящихся на период командировки.

    Напомним, что расчетный период равен 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу командировк и ст. 139 ТК РФ . Но организация может установить и иной расчетный период в коллективном договоре или локальном нормативном акте, если это не ухудшает положение работнико в ст. 139 ТК РФ .

    Таким образом, если в течение расчетного периода часть отработанного времени оплачивалась по более низким ставкам, то это закономерно приведет к уменьшению среднего заработка.

    Как оформить командировку за счет принимающей стороны?

    Кадровое оформление всей необходимой документации при должностных поездках подобного рода выполняется в общем порядке с учетом целого ряда особенностей.

    При оформлении такой поездки следует запомнить, что расходы на командировку за счет принимающей стороны возмещаются согласно нормам, установленным локальными НПА либо законодательством:

    • траты сотрудника на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье) подлежат возмещению на сумму 550 рублей/сут. Факт съема жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции),
    • расходы на средства передвижения покрываются в зависимости от его вида (автобус, самолет, поезд). Если откомандировываемый выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС. Услуги такси возмещению не подлежат,
    • суточные оплачиваются согласно нормам, установленным локальными НПА, коллективными договорами либо законодательством. Например, в организации может действовать специализированное положение.

    После возвращения (важно: а не окончания работ у другого нанимателя) сотруднику следует сдать в бухгалтерию организации оформленный надлежащим образом авансовый отчет. К докладу прилагаются бумаги, доказывающие расходование выданных ранее средств (билеты, квитанции). Список документов размещается на обороте отчета. Для подготовки отчета установлен 3-хдневный срок.

    Командировка за счет принимающей стороны — нужно ли платить суточные

    Согласно закону, суточные – это те дополнительные траты, которые законодательство связывает с тем фактом, что сотрудник вынужден проживать вне своего постоянного местожительства (проще, вне дома). При расчете суточных учитывается каждый день трудовой деятельности вне дома, в том числе выходные и праздничные дни (например, 1 мая, 9 мая, 8 марта), время в пути (в т.ч. в связи с задержкой по независящим от сотрудника причинам — поломка, непреодолимая сила, стихийное бедствие). Они не подлежат выплате при работе в местности, откуда сотрудник может каждодневно добираться домой, а не оставаться на второй и последующие дни, исходя из сложившихся в местности условий транспортного сообщения (например, соседний город, ежедневный рейсовый автобус).

    Суточные, как и размер среднего заработка на период командирования, оплачивает направляющая сторона. Также непосредственный работодатель возмещает сторонние расходы сотрудника (оплата услуг связи, затраты на визу), если иные условия не установлены заранее оформленным договором.

    Если поездка планируется за пределы территории РФ (независимо от того, относится ли государство назначения к дальнему или ближнему зарубежью), то суточные выплачиваются:

    • за время нахождения в пределах Федерации – в общеустановленном порядке,
    • с момента пересечения границы зарубежья — в порядке и размерах, специально определенных для заграничных поездок. В таких случаях работник обеспечивается авансом в валюте.

    При краткосрочных (однодневных) поездках по территории страны суточные не выплачиваются. Когда же однодневная командировка планируется за границу, то суточные выплачиваются в сумме 50 % от нормы затрат (НДФЛ не облагаются суммы ниже 1250 руб.).

    Что следует знать, если Вам предстоит командировка за счет принимающей стороны – НДФЛ и страховые взносы с суточных не высчитываются, если соблюден их лимит. По п. 3 ст. 217 НК РФ лимит суточных составляет 700 руб. при внутренних и 2 500 руб. при заграничных поездках.

    Документы для оформления командировки за счет принимающей стороны

    Для правильного оформления командировки за счет принимающей стороны необходимы следующие документы:

    • договор между предприятиями,
    • приказ организации-работодателя.

    В договоре прописываются детально все затраты на планируемую командировку за счет принимающей стороны (например, оплата билетов до места назначения и с вокзала до места проживания, категория номера в гостинице и прочие). Расписать все нюансы особенно важно для того, чтобы потом не возникало никаких спорных вопросов с выплатами.

    Выдача должностного поручения и командировочного свидетельства с 2016 г. не обязательна.

    Приказ о командировке за счет принимающей стороны

    Анализируемый приказ оформляется на основании тех условий, которые согласованы в договоре. В его тексте должны содержаться следующие данные:

    • Ф.И.О. и функция, выполняемая работником (например, Иванов Иван Иванович, менеджер по туризму),
    • место и дата поездки (дата начала и окончания «с … по ….»),
    • цель поездки (например, для монтажа оборудования, участия в семинаре),
    • источник финансирования (например, служебная поездка будет оплачиваться за счет принимающей стороны ОАО «Аргомаш»).

    Распоряжение подписывается начальником фирмы (или субъектом, его заменяющим) и командируемым сотрудником.

    Питание в командировке за счет принимающей стороны

    Компенсация затрат на питание осуществляется согласно договору. Если соглашение включает пункт о питании, то в нем должно быть отражено следующее:

    • режим питания (например, 2-х либо 3-х разовое питание),
    • место приема пищи (столовая, кафе).

    Оформление питания как обязанности приглашающего лица не влечет за собой автоматического уменьшения размера суточных.

    Таким образом, оформление должностной поездки за счет принимающей стороны во многом зависит от договоренности руководителей организаций. Следовательно, большое внимание должно быть уделено разработке проекта договора с тем, чтобы все обстоятельства (питание, проживание, дорога и прочие) были предельно согласованы.

    Смотрите видео: ПЛАНы на год ЦЕЛИ НА 2019 Подводим ИТОГИ 2018: Как планировать новый год таблица. Планирование года (none 2020).