Вопросы к Юристу

Если закончилась книга учета движения трудовых книжек

В законодательстве Российской Федерации есть постановление о правилах ведения, хранения и изготовления бланков трудовых книжек и книг учета движения трудовых книжек. Эта работа должна вестись строго по инструкциям заполнения трудовых книжек. Также законом РФ предусмотрены и правила хранения книг учета и движения трудовых книжек. Если старая книга учета закончилась, необходимо начать новую. Как это правильно сделать? Как пронумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек?

Новая книга считается продолжением той, которая была перед ней. Поэтому заполняться она должна в соответствии с предыдущей книгой. Аналогичным образом необходимо заполнить вкладыши в новой книге. Ведение нового журнала осуществляется таким же образом, как и старого.

Основные требования

Согласно законам, все записи в трудовых книжках в разделе должны иметь собственный порядковый номер. Следовательно, нумерация книги учета должна продолжаться при внесении в нее записей в аналогичный раздел самого вкладыша.

Если следовать вышеуказанным правилам ведения вкладыша книги учета, то необходимо указать, что он является продолжением старой книги. Ведение записей необходимо начинать с очередного порядкового номера. То есть надо указать порядковый номер, который следует за тем, которым была закончена нумерация записей в предыдущей книге учета.

Следует отметить, что никаким правовым актом не предусмотрено, как необходимо осуществлять нумерацию новой книги учета в случае полного завершения предыдущей книги.

Что должен знать каждый работодатель

Работодатель должен хранить и учитывать трудовые книжки своих работников, а также вкладыши в трудовые книжки и чистые бланки. Для этого работодателю необходимо вести:

  1. приходно-расходный журнал (книгу) для учета бланков книжек и вкладышей>
  2. книгу движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Такой учет должны вести как работодатели различных организаций, так и частные предприниматели. В первом журнале должны регистрироваться трудовые книжки всех работников, которые были приняты на работу официально, а также должны быть записаны номера и серии выданных трудовых книжек.

Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.

Какие основные требования к книге движения трудовых книжек?

Она обязательно должна быть:

  • пронумерована>
  • прошита или прошнурована>
  • заверена подписью начальника данной организации>
  • скреплена печатью или опломбирована.

Это основные требования по ведению и хранению трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Кабмина РФ.

Если в организации будет проведен аудит Гострудинспекцией, то все вышеперечисленные нормы обязательно будут проверяться. В первую очередь инспекторы должны проверить наличие этой книги и ее утверждение. Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения. Если обнаружатся нарушения, работодатель может быть привлечен к административному наказанию. Поэтому не следует ждать визита инспектора, чтобы он обязал вас вести данную книгу как положено. Лучше делать это своевременно, а именно: пронумеровать, прошить, подписать и опломбировать печатью.

Замена старых книг

Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек. При помощи нумерации страниц в книге можно определить количество в ней страниц. Благодаря этому обеспечивается сохранность книги и ее вложений.

Как правильно нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Нумерация страниц в книге учета должна начинаться сначала. То есть в каждой новой книге будет своя нумерация страниц.

Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы.

Где можно приобрести данную книгу?

Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую. Как она должна выглядеть? Желательно, чтобы ее обложка была твердая. При покупке книги обратите на это внимание. Если книга изготавливается самостоятельно, то в качестве обложки подойдет картон или плотная бумага формата А4. На обложку данной книги необходимо наклеить этикетку, на которой будет написано название организации. Обязательно напишите на обложке дату начала и окончания книги.

Листы книги необходимо пронумеровать, прошить, разграфить согласно форме и скрепить сургучной печатью. Далее книга заверяется руководством. При заверке книги обязательно указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц. В ней также должна присутствовать подпись кадрового работника. Эту подпись можно поставить на обложке книги, на ее лицевой или оборотной странице, или же на последней странице. Как правило, большинство кадровых работников предпочитают именно последний вариант.

Эта книга ведется в течение нескольких лет. Следовательно, за это время может поменяться не один кадровый работник. Каждый новый работник лично отвечает за все внесенные им поправки и записи в книгу учета.

Как заполняется книга?

Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.

Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.

В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.

Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.

Как правильно заменить книгу учета движения трудовых книжек

Если нужно зарегистрировать вкладыш, то в этой графе ставится прочерк. Десятая графа отведена для личной подписи работника отдела кадров, который принял у сотрудника трудовую книжку или оформил ее впервые.

В двенадцатой и тринадцатой графах записываются данные при увольнении сотрудника. В двенадцатой графе ставится дата увольнения сотрудника, а в тринадцатой – его личная подпись после получения трудовой книжки.

Если заканчивается книга учета движения трудовых книжек

Как правильно прошить книгу?

Новую книгу следует прошить надлежащим образом:

  1. Сделать 3 отверстия по центру полей книги шилом или дыроколом. При этом важно не попасть на слова, чтобы надписи можно было прочитать.
  2. Прошивать следует шнурком, суровой нитью или обычными нитками за No10, сложенными в несколько раз.

  1. 1 Регистрация трудовых книжек
  2. 3 Требования к внешнему виду Книги
  3. 4 Заполнение Книги учета
  4. 5 Порядок исправления записей
  5. 2 Ответственность
  6. 6 Что делать, если раньше книга не велась

Регистрация трудовых книжек Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г. обязывает все предприятия вести учет трудовых книжек.

Подобные действия необходимы для систематизации информации о движении этих документов.

Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

На последнем листе прописывается название данной организации, количество страниц, дата начала заполнения, ФИО и должность ответственного за данную книгу лица.К книге учета книжек предъявляются определенные нормы ведения:Обязателен грубый переплет и прошитые страницы.

Это связано с тем, что обычно книга заполняется не один год, а после окончания хранится в архиве еще 75 лет. Обязательна нумерация журнала, при этом можно как обозначать страницы, так и нумеровать листы.

Книга должна быть скреплена шнурком или суровой нитью, края шнурка приклеены.

Если закончилась на предприятии книга учета и движения трудовых книжек, заводится новая, то какое должно ставить первое порядковое число в новой?

А также внесите информацию о стоимости бланков.

Все листы в обеих книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Такой порядок установлен в Правил, утвержденных .

Ситуация: Как правильно завести новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, если текущая форма не соответствует установленным требованиям Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, заведенная в организации, не соответствует установленным требованиям, то ее следует по возможности привести в корректное состояние (дополнить графы, внести необходимые сведения и т. п.)

Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек

Каждая запись наделена собственным уникальным номером, под которым вносятся сведения о движении ТК. Как заполнять?

Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись. Правила и инструкции, на основании которых производится учёт и ведение трудовых книжек, нигде прямо не отвечают на этот вопрос.

Журнал учета трудовых книжек (образец)

В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п. Необходимость ее наличия в организации установлена , а форма книги установлена . При этом закон все связанные с трудовыми книжками действия предписывает осуществлять только должностным лицом организации, специально назначенным приказом (распоряжением) руководителя, отвечающим за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

В содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат.

Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк. Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника.

В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании.

Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел. В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

Каков порядок замены книги учета трудовых книжек на новую?

Шкловец Если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, заведенная в организации, не соответствует установленным требованиям, то ее следует по возможности привести в корректное состояние (дополнить графы, внести необходимые сведения и т.

п.). Если это невозможно, то заведенную книгу закройте, пояснив после последней записи причину прекращения регистрации сведений о принимаемых книжках, а также укажите общее количество зарегистрированных трудовых книжек сотрудников.

Затем начните учет трудовых книжек по . Переписывать в новую книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них сведения из прежней книги не нужно.

Такой вывод следует из пунктов , Правил, утвержденных .

Как правильно продолжить книгу учета трудовых книжек?

Если она выдавалась бесплатно или у соискателя была своя, здесь следует просто поставить прочерк.

  • Дата увольнения.
  • Подпись сотрудника, которая подтверждает выдачу книжки на руки при увольнении.

Если человек не пришел сам за трудовой, она может быть передана тому, на кого оформлена доверенность на получение, при этом ксерокопию доверенности обязательно нужно приложить. Второй вариант – книжка может быть выслана почтой, тогда вписывается номер почтовой квитанции, оригинал ее подшивается к материалам, а в графе «Подпись» кадровик расписывается в таком случае сам.
Скачать бланк книги учета движения трудовых книжек в формате .doc (Word) Ознакомиться с подробностями правил оформления и ведения записей можно в данном коротком видео: В следующей статье расскажем правила выдачи трудовой книжки при увольнении.

Если человек пришел в организацию с уже имеющимся вкладышем, регистрируется только основной документ. Информация, внесенная в журнал учета, предоставляет возможность контролировать движение книжек.

По закону они выдаются назад человеку в день его увольнения. Об этом будет говорить дата и подпись получателя в журнале.

Важно, чтобы она совпадала с днем увольнения. Ответственность Обычно ответственными лицами за ведение журнала, а также хранение и учет трудовых книжек назначаются кадровые работники. Но не все компании имеют отдельного человека или службу, занимающуюся кадровыми вопросами.

В маленьких организациях это может делать сам руководитель, бухгалтер или секретарь. Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Налоги и право

Иное может быть признано нарушениемЕсли человек не явился в день увольнения за трудовой книжкой, требуется письменно уведомить его об обязательстве прийти и забрать документ. Допускается дополнительно запросить разрешение на отправку документа почтой.

Также поступают, если бывший работник отказался забрать книжку совсем. В случае проверки организации трудовой инспекцией уведомления послужат оправданием.

  • Наличие твердой обложки, так как она используется не один год.
  • Все странички книги нумеруются и прошиваются одной прочной ниткой. Кончики выводятся с оборотной стороны книги, завязываются между собой и приклеиваются специальной наклейкой.
  • Наклейка содержит информацию обозначением числа пронумерованных и прошнурованных страничек, а также подписью руководителя.
  • Все журналы учета трудовых книжек подлежат опломбированию. Для этого на бумажной наклейке, скрепляющей между собой концы нитки, которой прошнурован журнал, наливается сургуч. Допускается применять номерные пломбы. Они одноразового использования и помогают обезопасить журнал от незаконного доступа.

Правила оформления и образец книги учета движения трудовых книжек

Ответственный сотрудник обязан вносить в книгу такие сведения:

  • принятие трудовой книжки от сотрудника, оформляемого на предприятие,
  • оформление книжки для работника, который трудоустраивается впервые,
  • оформление дубликатов трудовых,
  • выдача вкладышей,
  • возврат под роспись книжки при увольнении.

Книгу нужно оформлять, соблюдая следующие требования: Эти требования актуальны для всех предприятий, независимо от форм собственности. Все записи в книге ведутся шариковой ручкой. Запрещено применение корректирующей жидкости. При допущении ошибки ответственный сотрудник должен перечеркнуть строку и рядом сделать отметку, что запись недействительна.

Также информация об исправлениях указывается на обратной стороне титульного листа.

После заполнения книга хранится у ответственного сотрудника до того момента, пока не будут возвращены все трудовые, информация о которых есть в книге. Далее она хранится в архиве до 75 лет.

Содержание страниц журнала имеет строгую форму.

Они имеют следующие графы: Подробно о том, как заполнять книгу учета движения трудовых книжек смотрите в видео Если в период работы в организации сотруднику был выдан вкладыш, то он должен расписаться при увольнении также и за его получение (или ставится отметка об отправке по почте). Наличие книги контролируется трудовой инспекцией.

Если она отсутствует, работодателю могут выписать штраф в сумме до 70000 рублей (статья 5.27 ТК РФ).

Что такое журнал учета движения трудовых книжек: правила его заполнения, требования к документу

Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г.

обязывает все предприятия вести учет трудовых книжек. Подобные действия необходимы для систематизации информации о движении этих документов.

Обязательной регистрации подлежат трудовые книжки:

Назначается ответственный соответствующим приказом по предприятию. Должность его не играет роли. Все дела, связанные с ведением книжек, передаются от одного ответственного человека другому специальным актом.

Некоторые маленькие организации грешат отсутствием журнала. Следует понимать, что это является грубым нарушением законодательства.

При проверке на должностное лицо могут наложить штраф размером 500 — 5 000 руб. В случае привлечения к ответственности организации, размер санкции будет значительно выше. Он может составить от 30 000 — 50 000 руб.

Категорически нельзя использовать корректирующие жидкости и затирки.

Подобные действия будут приравнены к нарушению.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

В организации более 15 лет некорректно ведется книга учета движения трудовых книжек

Как следует правильно оформить новую книгу учета движения трудовых книжек?

Консультация предоставлена 08.08.2017 года Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Порядок замены прежней книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на новый документ законодательством не предусмотрен.

Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

В соответствии с Трудовым Кодексом, журнал учета трудовых книжек хранится на предприятии 50 лет.

Давайте ознакомимся с тем, что представляет собой этот ответственный документ.

Порядок ведения журнала учета трудовых – один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы.

Для ведения учета используется типовой бланк журнала учета, выпускаемый согласно инструкции об оформлении и движении книжек.

Вести записи в вольной форме не допускается. С обратной стороны обложки на полосе бумаги, которой оклеены концы шнура, устанавливается пломба или сургучовая печать.

Печать нужно поставить таким образом, чтобы она одновременно попадала на обложку журнала, бумажную полосу и концы нитки.

Регистрационная книга учета перемещения документов на предприятиях имеет тринадцать граф.

Рассмотрим, какая информация, и в какой форме вносится в эти графы.

Ошибку в записях можно исправить двумя способами, главное, не использовать при исправлении корректор, полностью закрывающий ошибочный текст:

При проведении кадрового аудита было обнаружено, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не зарегистрирована трудовая книжка одного из работников

При этом имеются записи о регистрации трудовых книжек работников, принятых на работу позже.

Как поступить в данной ситуации? Предусмотрена ли административная ответственность в случае нарушения хронологии внесения записей в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Форма указанной книги была утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69

«Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»

Необходимо отметить, что ни Правилами, ни Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, не установлен порядок заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Согласно абз. 3 п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а именно в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки». Поэтому логично предположить, что в случае, когда при кадровом аудите обнаружилось, что трудовая книжка одного из работников не зарегистрирована в книге учета, то пусть с опозданием, но все же ее необходимо зарегистрировать.

Административная ответственность за нарушение заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в частности за нарушение хронологии внесения записей, в настоящее время не установлена.

Книга учета движения трудовых книжек — правила оформления

  • Полное юридическое название организации,
  • Наименование акта,
  • Дату первой внесенной записи,
  • Число, соответствующее внесению последней записи.

Ведение бланка в электронном виде невозможно, поскольку представленный документ требует наличия оригинальных подписей, задействованных в процессе лиц. Запись в книге учета движения трудовых книжек производится когда:

  • Трудящимуся оформляется новая трудовая книжка,
  • Заводится новый вкладыш,
  • От вновь оформившегося работника принимается документ на хранение.

Ведение книги учета движения специализированных бланков позволяет контролировать поступление документа и его выдачу. Внутреннее оформление журнала должно содержать 13 граф: Вносимые сведения имеют строгий порядок.

Пропуски в нумерации не допустимы.

Специальная пломба отличается тем, что при нарушении она проявляет особые знаки.

Смотрите видео: Порядок заполнение Книги учета наличных денег нового образца 2015 года HD, 720p (none 2020).