Вопросы к Юристу

График документооборота для учетной политики

Документ - это информация, представленная в форме, соответствующей содержанию и назначению. Документ создается с целью, кем-то для кого-то-то. Но не всегда источником документа и/или его адресатом будет человек. Современный уровень - когда в контур управления можно и нужно эффективно и практично включать машины и механизмы.

Процесс, особенности и скорость движения документа зависит от его формы, содержания и функционирования «среды движения». От того, насколько грамотно настроен документооборот в организации, зависит её успех, экономические показатели и социальная эффективность, а это: качество и жизнь компании.

О документах и документообороте

Администрирование, форма и порядок документооборота на примере организации, не регулируется законодательно. Имеются ГОСТы, подзаконные акты и обязательные рекомендации. По части бухгалтерских документов, бумаг на оформление кредита или медицинских заключений есть нормы законодательства.

Документ - это не всегда строгая письменная форма. Он может быть :

  • бланком, в котором определенным образом заполнены конкретные поля, имеющие точное смысловое и синтаксическое содержание,
  • страницей, изготовленной по конкретной форме для определённого применения (письмо, приказ, техническое задание, штатное расписание, . ),
  • свободной формы (объяснительная записка сотрудника, благодарность за трудовые достижения, резолюция на заявлении, . ).

Все три варианта документов могут иметь бумажное или электронное представление и, благодаря наличию технических и юридических инструментов, они абсолютно эквивалентны, хотя еще есть случаи, когда возможна только бумажная форма.

Несмотря на отсутствие законодательного регулирования формы и содержания документа и документооборота, есть жесткая, общепринятая и не обсуждаемая практика создания, движения, хранения или уничтожения документов, которую каждая организация вольна подстраивать под себя абсолютно любым образом.

Идеальный пример документооборота в организации

Принципиально невозможно достигнуть идеала:

  • в любой сфере жизни и деятельности,
  • в любое время,
  • в любой точке пространства,

поскольку каждое новое приближение дает возможность увидеть новые горизонты. Возникает желание и необходимость следовать к ним. Документооборот - не исключение. Напротив, показательный и живой пример динамичной фиксации процесса движения информации.

Абсолютно неважно, как происходит фиксация информации: на бумаге или в электронном виде. В настоящее время обе формы имеют одинаковое юридическое значение, хотя в некоторых случаях у бумажного варианта есть преимущества.

Пример документооборота в организации, которая почитает себя, свою сферу деятельности, относится с уважением к государственным органам, своим партнерам, поставщикам и потребителям (клиентам), не обязательно всегда приведен к электронной системе, которая контролирует, учитывает документы и обеспечивает цикл их движения от момента появления (создания) до момента сдачи на хранение или уничтожение.

Далеко не во всех организациях существует понимание того, что многие документы могут исполнять непосредственно машины и механизмы без участия человека, равно как и не всеми источниками (авторами) должны быть только люди.

Обычное понимание автоматизации документооборота в подавляющем большинстве случаев находится на уровне простой «сигнальной идеи», когда программе доверено сообщать только о наступлении событий.

Внутренний и внешний оборот документов

Для успешной организации важны оба контура. Внешний оборот имеет статическое значение, а внутренний - динамическое.

Чем лучше понимает руководство компании это обстоятельство, тем более перспективную систему электронного документооборота оно выбирает. Желающие показать идеальный пример движения деловых бумаг в организации пишут собственную информационную систему.

Документы могут быть первичными и вторичными. У последних всегда есть история движения внутри организации.

Анализируя применение знаний о документе и его использовании, можно оценить функциональные характеристики компании, социально-экономические показатели и временные параметры. Это важно как для партнеров, так и потребителей.

Бумажный, но эффективный или электронный, но приобретенный

Уникальность свойственна не только человеку, но и организации. Причем, каждый человек ценит свою индивидуальность и стремится всячески подчеркнуть её одеждой, поведением, образованием и прочее.

Компания, приобретающая готовую информационную систему, - идеальный пример документооборота в организации, который лишает её собственного лица и вынуждает сотрудников одеваться в «чужие одежды».

Лучше доверить собственным сотрудникам работать с бумажными носителями по старинке, чем навязывать им стороннее, но современное мнение о документах и их использовании. Каждый сотрудник - важный элемент функциональности организации, а не исследователь действенности чужих идей и конструкций стороннего документооборота.

Приоритеты, динамика и функциональность

Внешний контур документооборота всегда ограничен, неприхотлив и отличается статической стабильностью. По большому счету, ему следует придавать значение не большее, чем он того заслуживает. Например, какой смысл «вкладывать душу» в отношения с налоговой, контролирующими органами или партнерами. Можно как-то разнообразить процесс обмена информацией с рекламными агентствами, но и это, в конечном итоге, приобретает статическую обыденную форму.

Приоритет собственной системы обработки информации, важной частью которой всегда является электронный документооборот, не вызывает никаких сомнений. Но всегда и всем жалко времени и денег на создание собственной системы.

Комбинация классических вариантов «один эс» или «галактика», которые никогда не обходятся без «иксела» и пары-тройки сторонних локальных экономических или бухгалтерских программ вкупе с собственным сайтом, чтобы иметь обратную связь и документы (заказы, жалобы, предложения, . ) от клиентов и партнеров - обычное положение вещей, сотрудники постоянно заняты рутиной, и нет никаких затрат.

Динамику производственного процесса может обеспечить только эффективная реализация собственной функциональности. Только в таком качестве электронный документооборот в организации - пример, достойный подражания, а в контексте реализации собственной бизнес-идеи - отличная динамика производственных, экономических и социальных показателей.

Положение о информационной системе организации

Любая организация представляет собой информационную систему, которая возникает и существует в окружающей аналогичной среде. Извне в организацию поступают документы, внутри требуется также создавать документы, часть из которых носит регламентированный и обязательный характер.

Простой график документооборота организации - пример того, как делают обычно все. Положение о правилах работы, распорядке дня, обязанностях сотрудников - обычная норма вещей, но очень мало кто занимается разработкой "Положения о информационной системе организации".

С объективной точки зрения руководители организации могут руководствоваться чем угодно, писать какие угодно положения и должностные инструкции. Но только от того, насколько внутренний нормативный арсенал соответствует требованиям реальной действительности, зависит эффективность и практичность этого нормотворчества.

Положение о документах и их движении

Система документооборота предприятия - это составная часть информационной сферы компании, вследствие чего "Положение о документообороте" является приложением к "Положению о информационной системе организации", но очень важным и соединяющим все ее составные элементы в единый информационный организм.

Если руководство намерено создать идеальный пример документооборота в организации, значит оно реально занимается развитием успешного бизнеса, имеет целью получение прибыли и повышение благосостояния сотрудников.

Особенность современного состояния в сфере разработки программ, в частности, на переднем крае, в области распределенной обработки информации (примеры интернет-программирования), состоит в том, что практически невозможно создать мобильное самоадаптирующееся приложение.

Задача электронного документооборота в организации - пример простой, но показательный. Здесь динамика свойственна:

  • входящим и исходящим документам,
  • алгоритмам обработки внутренних и внешних деловых бумаг.

Написать код, способный варьироваться в соответствии с изменениями данных и алгоритмов, очень сложно. Затраты времени и ресурсов доступны не каждой организации.

Электронный документооборот в динамике

Организация документооборота на предприятии на примере задачи электронного варианта актуальна, проста, показательна и практична. Сложность вызывает процесс проектирования кода, способного к динамичному изменению. Проблемой также является время разработки.

Заслуживает внимания порядок документооборота на примере организации, принадлежащей Федеральной налоговой службе, Федеральной миграционной службе, "Почте России" и т. п. Причем, совершенно необязательно проектировать систему в точном соответствии, достаточно взять за основу структуру и содержание документов, использовать общую логику обработки.

Тогда документооборот в организации = пример + особенности собственной бизнес-идеи. В первом приближении результат не будет практичным, но как только произойдет внедрение в эксплуатацию первой реализации задач, цикл их решения станет необратимым и при должном внимании будет достигнут результат.

Создание информационной системы, способной обрабатывать динамически изменяющуюся информацию, - это прежде всего динамика самого процесса создания.

До тех пор, пока не будет создан механизм адекватного изменения входящих, исходящих и внутренних документов, а код не получит возможность самостоятельного изменения без участия программиста, говорить о факте создания системы электронного документооборота не представится возможным.

Однако придумать и реализовать собственную систему для полноценного обеспечения информационных процессов организации - все равно что сделать ее успех блистательным и совершенным.

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

  • упорядочить процесс работы с документами,
  • рационально распределить «документальные» обязанности между работниками,
  • сократить задержки времени при обработке документации,
  • избежать рабочих конфликтов,
  • осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы,
  • своевременно формировать отчетность.

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

  • масштабов деятельности фирмы,
  • структуры предприятия,
  • особенностей построения системы управления,
  • видов применяемой первички,
  • иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).

С видами и формами учетной первички знакомьтесь с помощью размещенных на нашем сайте материалов:

  • «Унифицированные формы первичных документов (перечень)»,
  • «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец»,
  • «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС».

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

  • составить полный перечень документов, подлежащих обработке,
  • для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей,

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс в 2017-2018 годах».

  • сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания,

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала«Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

  • сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей,
  • конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю,
  • разработать систему контроля за исполнением графика документооборота,
  • конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

ПриложениеД Образец графика документооборота

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие (организация) составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организации бухгалтерского учета. На практике это может быть перечень работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием должностей исполнителей и сроков выполнения работ.

График документооборота в ооо «Энергосервис»

Вводится в действие с 1 января 2012 года

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Количество экземпляров: 2.

Ответственный за исполнение: кладовщик.

Срок исполнения: в момент отгрузки товара.

Куда передает документ:

1-й экземпляр - покупателю (в момент отгрузки товара),

2-й экземпляр - в бухгалтерию (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Проверка и обработка документа:

Кто представляет: кладовщик (ежедневно до 17.00 вместе с отчетом).

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение следующего рабочего дня после получения.

Передача документа в архив организации:

Ответственный за исполнение: бухгалтер.

Срок исполнения: в течение месяца по окончании отчетного года.

Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике.

Для этого каждому исполнителю необходимо вручить копию выписки из графика документооборота. В ней перечислены документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, указаны сроки их представления и подразделение фирмы, в которое работник должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться.

Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером (п.3 ст.9Закона о бухгалтерском учете).

График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

График документооборота лучше составить в виде схемы или таблицы, в которой необходимо указать ответственных за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив.

Пример графика документооборота показан на следующей странице.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

  • утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа),
  • ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации,
  • оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота,
  • налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс,
  • проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота,
  • налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота, отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Ознакомиться собразцомграфика документооборотаи скачать еговы можете на нашем сайте — см. материал«Приложения к учетной политике — образец».

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

Виды документопотоков

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

    К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

Документы внутри организации

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и график движения документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборот а Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 .

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК) п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696 . Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненк у Письмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/[email protected] .

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучет е ст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидаци и п. 6 ПБУ 4/99 , п. 16 ПБУ 9/99 , подп. 18 ст. 250 НК РФ . Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлени е п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

  • проблемные должники — старший менеджер по продажам,
  • решения собрания участников организации — старший юрисконсульт,
  • определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела,
  • данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров,
  • определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировк и п. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749 .

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Смотрите видео: Правильная учетная политика предприятия (none 2019).