Вопросы к Юристу

Авансовый отчет в валюте по какому курсу

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Как в бухгалтерском, так и в налоговом учете расходы организации, связанные с загранкомандировкой сотрудника, следует определять исходя из истраченной суммы иностранной валюты (в соответствии с первичными документами) по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета.
Расхождение в величине расходов, образовавшееся вследствие отклонения курса обмена валюты (который подтвержден справкой банка) от официального курса ЦБР на дату признания командировочных расходов (на дату утверждения авансового отчета), включается в расходы организации.

Обоснование вывода:

Бухгалтерский учет

Согласно п. 4 ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (далее - ПБУ 3/2006) стоимость активов и обязательств, выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли.
Пересчет стоимости актива или обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому ЦБР (п. 5 ПБУ 3/2006).
Записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в рублях, в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБР, действующему на дату совершения операции (п. 6 ПБУ 3/2006).
Датой совершения операции в иностранной валюте по расходам, связанным с командировками, согласно Приложению к ПБУ 3/2006 признается дата утверждения авансового отчета.
Таким образом, для целей бухгалтерского учета расходы, осуществленные сотрудником в иностранной валюте в ходе командировки, пересчитываются в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.
Курсовой разницей признается разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода (п. 3 ПБУ 3/2006).
При этом следует учитывать, что в анализируемой ситуации организация выдала работнику аванс в рублях, валютных операций не совершала, пересчет иностранной валюты в рубли производится единожды - при отражении суммы, подлежащей возмещению. Соответственно, курсовых разниц в рассматриваемой ситуации не возникает.
Здесь, по нашему мнению, исходя из п. 21 ПБУ 3/2006 возникают не расходы, связанные с изменением курса иностранной валюты, а расходы, связанные с обменом валюты, которые организация может учесть в составе прочих расходов на счете 91 "Прочие доходы и расходы".
В рассматриваемом случае курс обмена рублей на евро определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.
Рассмотрим на примере с учетом приведенных в вопросе данных.
Сотрудник обменял рубли на евро по курсу 93,99 руб.
За период командировки сотрудник произвел расходы на сумму 50,50 евро.
Следовательно, из расчета на дату обмена валюты командировочные расходы в данном случае составили 4746,50 руб.
При этом на дату утверждения авансового отчета (3 февраля 2016 года) расходы, исходя из пересчета по курсу ЦБР, составили 4291,08 руб. (50,50 евро х 84,9719).
Следовательно, расходы, связанные с обменом валюты по данному авансовому отчету, составят 455,42 руб. (4746,50 руб. - 4291,08 руб.).
В бухгалтерском учете операции по выдаче аванса на командировочные расходы и расходы по авансовому отчету следует отразить следующими записями:
Дебет 71 Кредит 50 (51)
- 15 000 руб. - выдан аванс на командировочные расходы,
Дебет 20 (26. ) Кредит 71
- в сумме 4291,08 руб. учтены командировочные расходы, исчисленные по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета,
Дебет 91 Кредит 71
- 455,42 руб. - отражены расходы, связанные с обменом валюты.
В результате по дебету счета 71 образуется сальдо в сумме 10 253,50 руб. (15 000 руб. - 4291,08 руб. - 455,42 руб.). Следовательно, задолженность командированного сотрудника в виде неизрасходованного аванса составила 10 253,50 руб.

Налоговый учет

Расходы на служебные командировки учитываются для целей налогообложения в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В соответствии с пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой признания командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.
В силу п. 10 ст. 272 НК РФ, если организация применяет в налоговом учете метод начисления, то затраты, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли по официальному курсу, установленному ЦБР на дату признания соответствующего расхода. Логично предположить, что рублевый эквивалент командировочных расходов, выраженных в валюте, определяется по курсу ЦБР на дату утверждения авансового отчета.
Такого же мнения придерживался ранее Минфин России, что выразилось, в частности, в письме от 01.02.2005 N 07-05-06/32. Отдельно отмечалось, что в целях налогообложения прибыли курс обмена иностранной валюты в обменном пункте не применяется.
В более поздних разъяснениях финансового ведомства говорится о применении курса ЦБР на дату утверждения авансового отчета при пересчете в целях налогообложения командировочных расходов в случае отсутствия документов, подтверждающих приобретение иностранной валюты (письмо Минфина России от 06.06.2011 N 03-03-06/1/324). Напомним, документальное подтверждение расходов - необходимое условие для признания их для целей налогообложения (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Согласно разъяснениям Минфина России, представленным в письме от 31.03.2011 N 03-03-06/1/193, при наличии документов, подтверждающих курс обмена, расходы организации на командировку сотрудника следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам валюты именно по курсу обмена. Аналогичные разъяснения представлены в письме Минфина России от 15.06.2011 N 03-03-06/1/347, а также в письме ФНС России от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408.
В письме от 03.09.2015 N 03-03-07/50836 представители Минфина России в очередной раз подтвердили, что "расходы организации на командировочные расходы следует определять исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в силу подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета".
Таким образом, в налоговом учете, как и в бухгалтерском, командировочные расходы признаются по курсу ЦРБ, установленному на дату утверждения авансового отчета.
А разницы, возникающие из-за обмена валют, организация учитывает во внереализационных доходах или расходах.
Обратите внимание, что, как и в бухгалтерском учете, для целей налогообложения такие разницы не являются курсовыми. Они являются финансовым результатом по операциям с иностранной валютой. В налоговом учете отклонение курса обмена валюты включают в состав внереализационных расходов (пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ), уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Документом, подтверждающим расходы на обмен валют, будет выданный банком (обменным пунктом) документ, в котором зафиксировано приобретение валюты по определенному курсу.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Башкирова Ираида

Ответ прошел контроль качества

11 февраля 2016 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как пересчитать валютные расходы по командировке

Ю.П. Косей, Ю.В. Волкова, эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Организация отправила сотрудника в заграничную командировку. Деньги на командировочные расходы сотрудник получил в рублях и перевел на свою банковскую карту в евро по курсу коммерческого банка, который выше курса ЦБ РФ. Документы, подтверждающие расходы, сотрудник представил в чешских кронах и литовских литах. Должна ли организация при пересчете командировочных расходов в рубли прежде перевести в евро расходы, выраженные в иных валютах? Какой курс должен использоваться при пересчете? Каков порядок отражения в бухгалтерском и в налоговом учете курсовых разниц?

Бухгалтерский учет

Законодательство не запрещает при командировке за границу выдавать работнику аванс в рублях. В пункте 16 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) указано только на то, что при выплате аванса в валюте следует руководствоваться валютным законодательством, однако запрета на выплату аванса на загранкомандировку в рублях этот пункт не содержит.

После возвращения из командировки в течение трех дней работник должен составить авансовый отчет. Так сказано в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утв. решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 № 40). Форма и порядок заполнения авансового отчета содержатся в Указаниях по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55).

В авансовом отчете сотрудник показывает свои расходы в той валюте, в которой они фактически были осуществлены (в данном случае - в литовских литах и чешских кронах). Бухгалтер пересчитает суммы расходов в рубли (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет»). Если работник не полностью израсходовал выданные ему перед командировкой деньги, он должен вернуть остаток в кассу организации. Работник может вернуть неизрасходованные денежные средства в той валюте, которая у него фактически осталась. Так, если у него остались евро, он может вернуть организации евро.

К авансовому отчету работник должен приложить подтверждающие документы: счета за проживание, копию заграничного паспорта с отметками о пересечениях государственных границ, билеты. Подтверждающие документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

В соответствии с пунктом 6 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» (далее - ПБУ 3/2006) командировочные расходы, выраженные в иностранной валюте, должны быть пересчитаны в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на день совершения операции. Согласно Приложению к ПБУ 3/2006, командировочные расходы признаются на дату утверждения авансового отчета. В нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета, не установлено, что командировочные расходы нужно пересчитывать в рубли на какие-либо еще даты.

Таким образом, суммы командировочных расходов однократно пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на день утверждения авансового отчета. Предварительного пересчета в евро сумм в литовских литах и чешских кронах не требуется.

Статья 168 ТК РФ обязывает работодателя возмещать работнику все понесенные им расходы, связанные с командировкой и произведенные с разрешения и ведома работодателя. Поскольку организация выдала работнику, командированному в иностранное государство, аванс в рублях, предполагалось, что работнику придется совершать валютообменные операции. Следовательно, организация должна компенсировать работнику расходы, понесенные в связи с обменом валют. При этом работник должен представить документы, подтверждающие курсы, по которым производились обмены валют (например, квитанции обменных пунктов, чеки из банкоматов).

Разницы, возникающие из-за обмена валют, относятся на прочие расходы или доходы организации. Обратите внимание, что данные разницы - это финансовый результат от операций с иностранной валютой, который в соответствии с пунктом 21 ПБУ 3/2006 учитывается отдельно от курсовых разниц.

Покажем на примере, как производится расчет. Затраты на проезд рассматриваться не будут.

Пример

Предположим, что перед командировкой в Литву и Чехию работнику из кассы был выдан аванс в сумме 79 000 руб. На эту сумму работник купил евро по курсу 39,5 руб/евро. Сумма аванса в валюте составила 2000 евро.

По нормативам, принятым в организации, при командировках в указанные страны работникам полагаются суточные в размере 65 евро за день командировки. Продолжительность командировки, установленная по отметкам о выезде и въезде в РФ, сделанным в паспорте работника, составила 10 дней.

По документам, приложенным работником к авансовому отчету, на проживание в Литве было израсходовано 1260 литовских литов. За гостиницу в Чехии работник заплатил 20 800 чешских крон. Чтобы рассчитаться за гостиницу в Литве и Чехии, работник обменял евро на валюту этих государств. Он приобрел литовские литы по курсу 3,6 лит/евро и чешские кроны - по курсу 26 крон/евро.

Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет. На день его утверждения ЦБ РФ были установлены следующие курсы валют: 38 руб/евро, 10,5 руб/лит., 1,4 руб/крон.

В бухгалтерском учете организации будут отражены командировочные расходы в следующих размерах:

• расходы на выплату суточных - 24 700 руб. (65 евро х 38 руб/евро х 10 дн.),

• расходы на проживание в гостинице в Литве - 12 663 руб. (1260 лит. х 10,5 руб/лит.),

• расходы на проживание в гостинице в Чехии - 29 120 руб. (20 800 руб. х 1,4 руб/крон.).

Кроме того, необходимо учесть разницы, возникшие из-за обмена валют. Суточные организация учла в рублях по курсу 38 руб/евро. Однако работник приобрел евро по курсу 39,5 руб. Таким образом, расхождение, относящееся к суточным, составляет 975 руб. (650 евро х 39,5 руб/евро - 650 руб. х 38 руб/евро).

По затратам на гостиницу в Литве расхождение составляет 1162 руб. (1260 лит. : 3,6 лит/евро х 39,5 руб/евро - 1260 руб. х 10,5 руб/лит.), а на гостиницу в Чехии - 2480 руб. (20 800 руб. : 26 крон/евро х 39,5 руб/евро - 20 800 руб. х 1,4 руб/крон.).

Итого по всем командировочным расходам потери, возникшие из-за обмена валют, составили 4617 руб. (975 руб. + 1162 руб. + 2480 руб.).

Таким образом, по документам, в том числе подтверждающим курсы обмена валют, работник истратил в командировке 71 100 руб. (24 700 руб. + 12 663 руб. + 29 120 руб. + 4617 руб.) На день утверждения авансового отчета за работником числится задолженность в сумме 7900 руб. (79 000 руб. - 71 100 руб.).

У работника после командировки осталось 200 евро. По курсу ЦБ РФ на день утверждения авансового отчета указанная сумма в евро составляет 7600 руб. (200 евро х 38 руб/евро). При этом бухгалтерия должна учесть расходы на обмен валют, так как перед командировкой работник приобрел евро по курсу 39,5 руб/евро.

Сумма таких расходов равна 300 руб. (200 евро х 39,5 руб/евро - 200 евро х 38 руб/евро). Таким образом, вернув в кассу 200 евро, работник полностью рассчитался по командировке.

В рассматриваемой ситуации бухгалтер организации должен сделать следующие бухгалтерские записи:

Дебет 71 Кредит 50

• 79 000 руб. - выдан аванс работнику, командированному за границу,

Дебет 20 (26, 44. ) Кредит 71

• 66 483 руб. (24 700 руб. + 12 663 руб. + 29 120 руб.) - включены в расходы по основной деятельности командировочные расходы в день утверждения авансового отчета работника,

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71

• 4617 руб. (975 руб. + 1162 руб. + 2480 руб.) - отражены расходы на обмен валют, приходящиеся на суточные и оплату проживания,

Дебет 50, субсчет «Иностранная валюта» Кредит 71

• 7600 руб. - возвращены в кассу 200 евро, не израсходованные работником в командировке,

Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71

• 300 руб. - отражены расходы на обмен валют, относящиеся к возвращенному работником авансу.

Налогообложение

Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета. Для метода начисления это прямо указано в подпункте 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ. При кассовом методе в соответствии с пунктом 3 статьи 273 НК РФ расходы признаются после их фактической оплаты. При этом, согласно статье 252 НК РФ, вне зависимости от метода признания доходов и расходов расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты. Поэтому организации, которые применяют кассовый метод, вправе включить затраты на командировки в расходы для целей налогообложения только после того, как будет утвержден авансовый отчет.

Пункт 10 статьи 272 НК РФ требует, чтобы для целей налогообложения расходы, выраженные в иностранной валюте, были пересчитаны в рубли по курсу, установленному ЦБ РФ на день признания расхода. Таким образом, в налоговом учете организация отразит в расходах те же суммы, что и в бухгалтерском.

Разницы, возникающие из-за обмена валют, организация учитывает во внереализационных доходах или расходах. Обратите внимание, что, как и в бухгалтерском учете, для целей налогообложения такие разницы не являются курсовыми. Они являются финансовым результатом по операциям с иностранной валютой. В налоговом учете отклонение курса обмена валюты включают в состав внереализационных расходов (подп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ), уменьшающих налогооблагаемую прибыль. Документом, подтверждающим расходы на обмен валют, будет выданный банком (обменным пунктом) документ, в котором зафиксировано приобретение валюты по определенному курсу.

© Институт профессиональных бухгалтеров московского региона, 2010


Схема проезда. График работы.
Работа сайта: [email protected]
Работа электронной почты: [email protected]
Прочие вопросы: [email protected]
Почтовый адрес: 143430, МО Красногорский р-н, пос. Нахабино, ул. Советская, д. 28 а/я 621
Тел.: (495)411-90-77

Определяемся с валютным курсом

  • работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расход ы ст. 168 ТК РФ, Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347 .

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее,

  • работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчет а подп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324 .

Особый случай — если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , 2014, № 13, с. 76.

Комиссия банка за обмен валюты — это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить их ст. 168 ТК РФ . Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацие й п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ . Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужн о ч. 2 ст. 168 ТК РФ, ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ , п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ , п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260, Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 .

РАССКАЗЫВАЕМ РАБОТНИКУ

Расходы работника на еду, напитки, сигареты и другие нужды не должны включаться в расчет командировочных расходов — они покрываются за счет суточны х п. 11 Положения № 749 .

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетс я Письмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741 .

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировк е п. 3 ст. 217 НК РФ : в России — 700 руб., за рубежом — 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда — по российски м п. 18 Положения № 749, Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

Если ваша организация выплачивает суточные в бо ´ ль ­ших, чем указано, размерах, то с сумм превышения нужно удержать НДФЛ Письма Минфина от 10.02.2011 № 03-04-06/6-22, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140 .

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплат ы Письмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135 . Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть — после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Когда командировка уже идет к закату, работнику нужно побеспокоиться о том, чтобы все документы, подтверждающие расходы, были в наличии

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

  • работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене,
  • работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России — в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Выданная под отчет валюта: аванс или не аванс - вот в чем вопрос

Чтобы определиться с курсом пересчета, надо прежде всего понять: сумма, выданная под отчет работнику, - это валютный аванс (тот самый, который не надо пересчитывать ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете) (Пункт 9 ПБУ 3/2006, п. 11 ст. 250, пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ) или нет. А понять это не просто, ведь ни в "бухучетном", ни в налоговом законодательстве прямого ответа нет.

Подход 1. Выданная под отчет иностранная валюта - это валютный аванс, который не нужно пересчитывать

Работнику выдана валюта для оплаты предстоящих расходов самой организации. К тому же исторически такие суммы названы именно авансом - и отчет тоже авансовый. Значит, мы можем говорить о валютном авансе.

Исходя из этого, если все командировочные расходы укладываются в сумму, выданную работнику под отчет, то пересчитывать их в рубли надо по курсу ЦБ на дату выдачи этого аванса.

А вот суммы перерасхода - он возникнет, когда командировочные расходы больше полученного работником аванса, - надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. То есть на дату признания расхода в бухгалтерском и налоговом учете (Подпункт 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ).

Подход 2. Выданная под отчет иностранная валюта - это просто задолженность работника

Такой подход можно строить на разъяснениях Минфина. Он считает, что положения п. 11 ст. 250 и пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ (в части, устанавливающей, что полученные/выданные авансы не переоцениваются для целей налогообложения прибыли) регулируют только отношения, связанные с переоценкой сумм предварительной оплаты при реализации/приобретении товаров, работ, услуг, имущественных прав. Когда речь идет о командировке, деньги выдаются под отчет нашему работнику (а не исполнителю работ или услуг) и сам работник ими в дальнейшем распоряжается. С этой точки зрения "непереоцениваемого" валютного аванса в момент выдачи денег под отчет работнику не возникает.

Значит, все командировочные расходы, которые организация берет на себя (то есть все расходы, оплачиваемые за ее счет и не покрываемые суточными), не будут оплачены нами авансом в момент передачи денег работнику. Если аванс и появится, то только в момент предварительной оплаты работником каких-то услуг гостиниц, агентств или иных исполнителей и продавцов. А может быть, работник оплатит товары, работы или услуги по факту - тогда аванса вообще не будет.

Получается, что валютные командировочные расходы (как покрываемые выданными под отчет суммами, так и превышающие их) надо пересчитывать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (Пункт 10 ст. 272 НК РФ).

Сумма суточных работнику определяется по отметкам о пересечении границы в загранпаспорте. Поэтому к авансовому отчету, помимо документов, подтверждающих расходы, нужно приложить копии страниц загранпаспорта работника с этими отметками.

При выезде из России дата пересечения границы включается в дни, за которые выплачиваются "заграничные" суточные. А при возвращении в Россию дата пересечения границы включается в дни, за которые выплачиваются "российские" суточные. Причем неважно, в какое время суток была пересечена граница - хоть в 00.10, хоть в 23.50.

Если работник был в нескольких странах Евросоюза, передвижение внутри которых не требует дополнительных виз, то дополнительно могут потребоваться авиа- или железнодорожные билеты для подтверждения даты пересечения границ этих стран.

К суточным - подход особый

Суточные работник получает для себя, и их расходование не надо подтверждать документами. А значит, они вполне подходят под определение валютного аванса. Следовательно, пересчитывать их в рубли надо по курсу на дату выдачи работнику. Мы, конечно, не приобретаем у работника никаких услуг, однако, даже если не считать суточные валютным авансом, есть еще одна причина пересчитывать суточные именно на дату их выдачи независимо от того, по какому курсу вы будете считать командировочные расходы.

Дело в том, что, по мнению Минфина, для целей исчисления НДФЛ суточные, выданные в валюте до начала командировки, надо пересчитывать в рубли именно по курсу ЦБ, действовавшему на дату их выдачи работнику. Свою позицию Минфин обосновывает тем, что именно в момент получения суточных у работника появляется доход. Как все помнят, "заграничные" суточные не облагаются НДФЛ, если они не превышают 2500 руб. в сутки. Конечно, с позицией Минфина можно и поспорить: ведь до начала командировки не известно точно, отправится ли работник в нее вообще (может быть, он заболеет и все суточные вернет). Поэтому и говорить о получении дохода работником в момент выдачи ему суточных до командировки еще рановато. Но, как бы то ни было, мнение Минфина учитывать нужно.

Чтобы не было проблем с расчетом НДФЛ, организации часто устанавливают нормы "заграничных" суточных не в валюте, а в рублях. Соответственно, и выплачивают суточные в рублях. Для работника это тоже неплохо: он знает, будет удержан НДФЛ с суточных или нет, следовательно, точно знает сумму суточных, которой он может распоряжаться по собственному усмотрению.

Поскольку для целей НДФЛ безопаснее пересчитывать валютные суточные на дату их выдачи, то логичнее и в бухгалтерском учете, и в учете для целей налогообложения прибыли пересчитывать валютные суточные на ту же дату.

Получается, что если даже придерживаться второго подхода, то суточные лучше пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату их выдачи работнику, а все иные документально подтвержденные расходы в валюте - по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета. Именно так советуют делать специалисты Министерства финансов.

Из авторитетных источников

Бахвалова Александра Сергеевна, главный специалист-эксперт Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

"Если вся сумма под отчет выдается в валюте, для отражения в учетных документах необходимо пересчитать ее в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи аванса. По возвращении из командировки сотрудник представляет чеки, подтверждающие произведенные расходы, а также возвращает неиспользованную сумму. Все расходы пересчитываются в рубли по официальному курсу ЦБ на дату совершения операций (по чекам) и учитываются организацией на дату утверждения авансового отчета. Часть суммы, приходящаяся непосредственно на суточные, также должна быть отражена в авансовом отчете, но вот обоснования расходов в виде суточных чеками уже не требуется. И, следовательно, у работника нет обязанности возвращать неизрасходованную часть суточных организации. Соответственно, выплаченные суточные организация отражает в учете в рублях по курсу ЦБ на дату выдачи аванса, и далее расходование средств в части, приходящейся на суточные, не отслеживает".

Как видим, ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не позволяет нам с уверенностью сказать, что какой-то один из двух предложенных выше подходов - единственно верный. В большинстве случаев ваш выбор того или иного курса для пересчета валютных расходов не сильно скажется на результате, так что цена вопроса не столь велика. И даже если проверяющие сочтут, что вы взяли курс не на ту дату, на которую нужно, вряд ли это будет для вас существенная потеря. А если захотите поспорить с проверяющими - шанс отстоять свою правоту тоже есть. Ведь, как все уже давно наизусть выучили, все сомнения и противоречия в расчете налогов должны толковаться в пользу налогоплательщика.

А теперь рассмотрим порядок заполнения авансового отчета в двух ситуациях:

- когда работник получил от организации деньги в той же иностранной валюте, в которой он будет их тратить,

- когда работник получил деньги в одной иностранной валюте, а тратить он будет их, предварительно обменяв на другую валюту.

Аванс выдан в той же иностранной валюте, в которой оплачены расходы

Это наиболее простая ситуация с точки зрения составления авансового отчета. В форме N АО-1 надо лишь зафиксировать суммы в иностранной валюте из документов и пересчитать их в рубли. По какому курсу это надо делать - мы уже разбирались выше. Рассмотрим пример, когда организация определяет рублевую сумму командировочных расходов, оплаченных авансом, по курсу на дату выдачи аванса.

Пример. Заполнение отчета по зарубежной командировке, когда подотчетная сумма выдана и потрачена в евро

ООО "Мажор" отправляет заместителя директора Звездочкина С.И. в командировку для проведения переговоров с французской компанией. Срок командировки - с 02.09.2010 по 14.09.2010. Проездные билеты были приобретены организацией по безналичному расчету.

Нормы суточных в ООО "Мажор", в том числе и для заграничных командировок, организация установила в рублях (чтобы не превысить не облагаемый НДФЛ норматив).

Норматив суточных для Франции - 2100 руб. в сутки.

Норматив суточных для России - 500 руб. в сутки.

Из кассы ООО "Мажор" заместителю директора Звездочкину С.И. 01.09.2010 на командировочные расходы выдано 2000 евро (для оплаты наличных расходов) и 25 700 руб. (суточные). Курс ЦБ на 01.09.2010 - 39,01 руб/евро.

14.09.2010 Звездочкин оплатил услуги гостиницы в размере 2340 евро.

Он составил авансовый отчет 15.09.2010. В этот же день директор утвердил его.

Курс ЦБ на 15.09.2010 - 39,53 руб/евро.

И в тот же день работнику было выдано из кассы 340 евро (в качестве погашения перерасхода).

Сумма расходов в рублях (суточные) - 25 700 руб.:

- за дни, проведенные во Франции, - 25 200 руб. (2100 руб. x 12 сут.),

- за дни командировки, проведенные в России, - 500 руб. (1 день - день приезда в Россию из Франции - 14.09.2010).

Общая сумма командировочных расходов в иностранной валюте - 2340 евро. Эта сумма больше аванса, выданного работнику.

Часть суммы командировочных расходов в пределах выданного аванса (2000 евро) надо пересчитать в рубли по курсу на дату выдачи аванса (на 01.09.2010 - 39,01 руб/евро). А оставшуюся часть (340 евро) надо пересчитать в рубли по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета (39,53 руб/евро).

В итоге сумма валютных командировочных расходов в рублях составит 91 460,20 руб.

(2000 евро x 39,01 руб/евро + 340 евро x 39,53 руб/евро).

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в

, . Комиссия банка за обмен валюты — это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой.

Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организацией (далее — Положение № 749), .

Заполняем отчет по авансу для загранкомандировки, выданному в иностранной валюте

То есть на дату признания расхода в бухгалтерском и налоговом учете .Подход 2. Выданная под отчет иностранная валюта — это просто задолженность работникаТакой подход можно строить на разъяснениях Минфина.

Он считает, что положения п. 11 ст.

250 и пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ (в части, устанавливающей, что полученные/выданные авансы не переоцениваются для целей налогообложения прибыли) регулируют только отношения, связанные с переоценкой сумм предварительной оплаты при реализации/приобретении товаров, работ, услуг, имущественных прав . Когда речь идет о командировке, деньги выдаются под отчет нашему работнику (а не исполнителю работ или услуг) и сам работник ими в дальнейшем распоряжается. С этой точки зрения «непереоцениваемого» валютного аванса в момент выдачи денег под отчет работнику не возникает.

Авансовый отчет в валюте по какому курсу

ЦБ на дату утверждения авансового отчета (39,53 руб/евро). В итоге сумма валютных командировочных расходов в рублях составит 91 460,20 руб.

(2000 евро x 39,01 руб/евро + 340 евро x 39,53 руб/евро). В бухучете будут сделаны следующие записи.

Содержание операции Дт Кт Сумма На дату выдачи аванса (01.09.2010) Выдана из кассы под отчет валюта на командировочные расходы (2000 евро x 39,01 руб/евро) 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50, субсчет 2 «Касса в евро» 78 020,00 Выданы из кассы под отчет рубли в качестве суточных 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 50, субсчет 1 «Касса в рублях» 25 700,00 На дату утверждения авансового отчета (15.09.2010) Отражены командировочные расходы (78 020 руб.

Предупреди работника Остаток выданных под отчет денег на командировочные расходы надо вернуть в той же валюте, в которой они были получены из кассы.

Зарубежная командировка: особенности учета расходов

Частью 1 ст. 9 этого закона устанавливается общее правило: между резидентами запрещены. В той же части содержится перечень валютных операций, совершение которых между резидентами разрешается как исключение из данного правила.

К таким валютным операциям п. 9 ч. 1 ст. 9 относит операцию по оплате расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ.

На неправомерность таких действий указал Президиум ВАС в Постановлении от 18.

Новые правила пересчета валютных командировочных расходов при рублевом авансе

Тогда они ориентировались на дату признания командировочных расходов в налоговом учете. Однако в сентябре 2015 г. вышло Письмо Минфина с совершенно иными разъяснениями: надо пересчитывать командировочные расходы в рубли по курсу ЦБ на день выдачи денег под отчет.

Аргументирует свою позицию финансовое ведомство тем, что по нормам НК РФ при перечислении аванса расходы в валюте пересчитываются в рубли по официальному курсу Центробанка на дату выплаты аванса. Мы обратились к специалисту налоговой службы с просьбой прокомментировать сложившуюся ситуацию.

НОВОСЕЛОВ Константин Викторович Государственный советник РФ 2 класса, к.

Авансовый отчет по зарубежной командировке

Также совсем недавно Минфин России в своем Письме от 12.04.2013 N 03-03-07/12250 дал добро на оформление электронных отчетов, заверенных цифровой подписью.

Если у кого-то из «упрощенцев» есть необходимое для этого программное обеспечение — можно использовать.

Прежде чем заполнять бухгалтерскую часть авансового отчета, проверьте правильность сведений, записанных работником.

Так, на лицевой стороне должно быть указано: наименование вашей фирмы (предпринимателя), подразделение, фамилия сотрудника, его должность и назначение аванса. На оборотной стороне (в графах 2 — 4) в хронологическом порядке перечислены реквизиты документов, подтверждающих расходы. А в графе 5 — суммы затрат. Если же деньги выдавались в инвалюте, то сотрудник должен отразить еще и сумму валюты в графе 6 оборотной стороны отчета.

Авансовый отчет по загранкомандировке 2017

То есть на дату признания расхода в бухгалтерском и налоговом учете (Подпункт 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ). Подход 2.

Выданная под отчет иностранная валюта — это просто задолженность работника. Такой подход можно строить на разъяснениях Минфина.

Когда речь идет о командировке, деньги выдаются под отчет нашему работнику (а не исполнителю работ или услуг) и сам работник ими в дальнейшем распоряжается.

С этой точки зрения «непереоцениваемого» валютного аванса в момент выдачи денег под отчет работнику не возникает.

По какому курсу считать валютные расходы на загранкомандировку

Подробности в журнале Объяснение такое. В случае перечисления аванса, задатка на оплату расходов в валюте такие расходы пересчитываются по официальному курсу Банка России на дату перечисления соответствующих сумм. Это предусмотрено статьи 272 Налогового кодекса РФ.

И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета ().

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России и .

2. сотрудник должен принести в течение трех дней после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни.

Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считайте с того дня, когда он вышел на работу. Этот срок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки.

Смотрите видео: Авансовые отчеты в валюте. Вырезка из семинара Учет валютных операций. Теория + практика в 1С (none 2020).